英文ビジネスレターを、できるだけ失礼のないように、正しく作りたいですよね。
とはいえ、手紙を送ったり受け取ったりする機会が減っている昨今、いざ書こうとしたものの、正しい書き方が分からない、ということはありませんか？
日本語のレターを英訳するだけで良いのか、何をどのような順番で入れればよいのか……手紙ならではの心配ごともありますよね。
英文レターにはいくつか典型的な書式（フォーマット）があります。
この記事では、押さえておくべき２つのフォーマット：
- アメリカで一般的なフル・ブロック・スタイル
- イギリスで一般的なフル・インデント・スタイル
をお教えします。また、封筒の宛名の書き方もご紹介します。
さらに、実例として、英語でのビジネスコミュニケーションのプロ、ベルリッツの教師が監修したアメリカ式、イギリス式それぞれの英文レター（送付状）のサンプルを公開します。
この記事を読めば、正しい書式でレターを作成、投函できるようになります。
ぜひこの記事を、英語でのレター作成にお役立てください。
目次
１．アメリカ式とイギリス式 レイアウトの違い まとめ
あなたの手紙のあて先はどちらですか？
アメリカ、アジア、それともヨーロッパですか？
英文レターは、実は、国によって、よく使われるフォーマット（スタイル）が異なります。
どちらを使っても問題はありませんが、せっかくならば相手に合わせてフォーマットを選び、相手に好ましい印象を与えたいものです。
相手からレターを過去に受け取っていれば、相手の書式に合わせて、そうでなければ、たとえば、イギリスおよびイギリス連邦所属国（カナダ、オーストラリア、インド、シンガポールなど）にはイギリス式のフル・インデント・スタイルの手紙を送ることで、よりよい印象を与えられるかもしれません。
さっそく、それぞれのポイントを見てみましょう。
１-１． フォーマット
| 主にアメリカ | 主にイギリス |
| フル・ブロック・スタイル
Full Block Style ：すべての構成要素を左寄せにします。 |
フル・インデント・スタイル
Full Indent Style ：日付、結辞、署名、発信者住所を右寄せ、宛先を左寄せ、件名を中央寄せ、本文を左寄せ、ただし各パラグラフの書き始めを半角5字分インデントにします。 |
１-２． 構成要素
１-２-１． レターヘッド Letterhead
| アメリカ・イギリス共通 |
| 差出元の社名、住所、電話、Faxなど公式な情報を、上部に中央寄せで記載します。ロゴが含まれる場合もあります。
住所は原則として以下のように記載します。 1行目 : 番地と居住番号、町村名、～丁目など 例） Berlitz Japan, Inc. |
１-２-２． 日付 Date
| アメリカ／フル・ブロック・スタイル | イギリス／フル・インデント・スタイル |
| レター作成日を左寄せで入れます。 月日年の順で記載します。 例） March 1, 2017 |
レター作成日を右寄せで入れます。 日月年の順で記載します。 例） 1 March, 2017 |
| ※ISOでは、より混乱の少ない一般的な表記として 2017-03-01 のような表記を推奨しています。 |
|
１-２-３． 受取人氏名・部署・住所 Recipient address
| アメリカ・イギリス共通 | |
| 宛先の社名、住所を左寄せで入れます。 特定の相手を指定する場合は、（「Attention:」または「Attn:」＋）受取人氏名、受取人所属部署またはポジションを社名・住所の上に入れます。 具体的には以下のようになります。1行目 : 特定の相手の指定（省略可）※1 2行目 : 所属部署（省略可） 3行目 : 社名（省略可） 4行目 : 番地と居住番号、町村名、～丁目など 5行目 : 郡市区名、都道府県名、郵便番号※2 6行目 : 国名（省略可） |
|
|
すべて記載した例） Attention: Mr. John Smith |
1～3、6行目を省き、郵便番号を改行した例） 321 Bath Road |
| ※1 Mr./Ms.など、最初と最後の文字を残した略称にもピリオド（.）を付けます。
※2 郵便番号（上記のCA94102）はアメリカではzipcodeと呼ばれます。郵便番号から改行することもあります。 |
※1 Mr/Msなど、最初と最後の文字を残した略称にはピリオド（.）を付けません。
※2 郵便番号（上記のRG22 4ZZ）はイギリス、カナダ、オーストラリアなどではpostcodeと呼ばれます。郵便番号から改行することもあります。 |
１-２-４． 件名 Subject （省略可）
| アメリカ／フル・ブロック・スタイル | イギリス／フル・インデント・スタイル |
| 省略されることが多いですが、入れる場合は「Subject:」に続けて簡潔に内容を記します。 | |
| 左寄せで入れます。
例） Subject: Invitation to ABC Conference Subject: Introducing our new vice president |
中央寄せで入れます。
例） Subject: Invitation to ABC Conference Subject: Introducing our new vice president |
１-２-５． 敬辞 Greeting
| アメリカ／フル・ブロック・スタイル | イギリス／フル・インデント・スタイル |
| 左寄せで相手への呼び掛けの言葉を入れます。Dear＋敬称＋コロン（：）が原則です。
・問い合わせなど ・フォーマル 先方全体宛て ・お客様各位 ・株主各位 ・一般 特定の相手 ※Mr./Ms.など、最初と最後の文字を残した略称にもピリオド（.）を付けます。 オフィシャル 特定の相手 |
左寄せで相手への呼び掛けの言葉を入れます。Dear＋敬称＋コンマ（，）が原則です。
・問い合わせなど ・フォーマル 先方全体宛て ・お客様各位 ・株主各位 ・一般 特定の相手 ※Mr/Msなど、最初と最後の文字を残した略称にはピリオド（.）を付けません。 オフィシャル 特定の相手 |
１-２-６． 本文 Body
| アメリカ／フル・ブロック・スタイル | イギリス／フル・インデント・スタイル |
| 読みやすさを重視して適宜改行します。 定型的なビジネスレターでは特に簡潔な表現を心がけます。 |
|
| 左寄せ、インデントなしで書きます。
例） Sample text sample text. Sample text sample text. |
全体としては左寄せで、各パラグラフの書き始めを5字分インデントにします。
例）※□=スペース □□□□□Sample text sample text. □□□□□Sample text sample text. |
１-２-７． 結辞 Greeting
| アメリカ／フル・ブロック・スタイル | イギリス／フル・インデント・スタイル |
| 敬辞に対応する結辞を、左寄せで入れます。
・フォーマル Formal Respectfully yours, ・セミフォーマル Semi formal Truly yours, ・略式 Less formal Best, |
敬辞に対応する結辞を、右寄せで入れます。
・フォーマル Formal Yours faithfully, ・セミフォーマル Semi formal Yours truly, ・略式 Less formal Cheers, |
１-２-８． 署名 Signature
| アメリカ／フル・ブロック・スタイル | イギリス／フル・インデント・スタイル |
| 自筆署名＋タイプを左寄せで入れます。
例）
|
自筆署名＋タイプを右寄せで入れます。
例）
|
１-２-９． 発信者氏名・部署・住所 Sender address
| アメリカ／フル・ブロック・スタイル | イギリス／フル・インデント・スタイル |
| 差出人の所属部署またはポジション、社名・住所を左寄せで記します。
例） Marketing Department |
差出人の所属部署またはポジション、社名・住所を右寄せで記します。
例） Marketing Department |
１-２-１０． 同封物の案内 Enclosure （省略可）
| アメリカ・イギリス共通 |
| 同封物がある場合は「Enclosure:」に続けて同封物のタイトルを箇条書きで列挙します。左寄せで入れます。
例） Enclosure: |
いかがでしたか？
ここからは、この知識を踏まえて実際のレターをご紹介します。
２．シンプルな送付状の例１（米国式 フル・ブロック・スタイル）
海外の取引先や引き合いに対して、書類や品物を送るときに、送付状（カバーレター）を添えるのが常識、というのは日本でも海外でも同じです。
以下は、最小限の内容を入れた送付状を、フル・ブロック・スタイルで作成したものです。
「アメリカのAAA Companyの人材育成部門のスミス氏に、自社（東京にあるABCコーポレーション）から書類を数点送る」という設定です。
ちょっとした送付であれば、ほぼそのまま使える文面です。
ABC Corporation
1-1-1 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
Tel: +81-3-xxxx-xxxx / Fax: +81-3-yyyy-yyyy
Mar 1, 2017
Attn: Mr. Smith, Human Resources Department
AAA Company
Suite #100, 123 Berlitz Street
San Francisco, CA 94102 USA
Dear Mr. Smith:
Enclosed are the following documents:
– XXX
– XXX
If you have any questions, please feel free to contact us.
Sincerely yours,
Taro Tanaka
Sales Department
ABC Corporation
1-1-1 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
○本文和訳
同封しているのは以下の書類です。
・XXX
・XXX
もしご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
○補足
・XXXには適宜送付するものの名前（たとえば、企業パンフレットCorporate Brochure／製品カタログProduct Catalogue など）を記入してください。
・送付するのが書類ではなく品物であれば、documentsをitemsに変更してください。
・一つの物を送付する場合には、シンプルに「Enclosed is XXX.」としてください。
３．シンプルな送付状の例２（英国式 フル・インデント・スタイル）
さきほどの送付状を、今度はフル・インデント・スタイルで作成しています。
宛先をイギリスのAAA Enterpriseにしています。
※□=スペース
ABC Corporation
1-2-3 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
Tel: +81-3-xxxx-xxxx / Fax: +81-3-yyyy-yyyy
1 Mar, 17
Attn: Mr Williams, R&D Department
AAA Enterprise
14 Frederick Street
Edinburgh EH2 2HB
Scotland
Dear Mr Williams,
□□□□□Enclosed are the following documents:
– XXX
– XXX
□□□□□If you have any questions, please feel free to contact us.
Yours Sincerely,
Jiro Yamada
Sales Manager
ABC Corporation
1-2-3 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
○本文和訳
同封しているのは以下の書類です。
・XXX
・XXX
もしご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。
○補足
・XXXには適宜送付するものの名前（たとえば、企業パンフレットCorporate Brochure／製品カタログProduct Catalogue など）を記入してください。
・送付するのが書類ではなく品物であれば、documentsをitemsに変更してください。
・一つの物を送付する場合には、シンプルに「Enclosed is XXX.」としてください。
４．封筒の宛名の書き方
国際郵便や国際運輸会社の伝票を利用する場合は、所定の伝票の欄に指定のある通り必要な情報を入れればOKですが、通常の封筒を利用して送る場合は、ぜひ以下を参考にしてください。
○表（おもて）面
・左上：差出人氏名・住所
冒頭にFrom:と書き、送り先氏名・住所よりも小さな文字にします。
・中央：送り先氏名・住所
冒頭にTo:と書き、差出人氏名・住所より大きな文字にします。
・左下：「AIR MAIL」または「VIA AIR MAIL」と枠で囲って書きます。
・右上：切手を貼ります。
貼らない状態で郵便局に持って行けば、ここにスタンプが押されます。
○裏面
何も書く必要はありません。
封筒の宛名の書き方は「英語で住所がスイスイ書ける！もう困らない5つのポイント！」でもご紹介しています。
ぜひ合わせてご覧ください。
５．シリーズ記事のご案内
今回２．３．でご紹介した送付状はとてもシンプルなものでしたが、好意的で丁寧な印象にして、よりよい取引につなげたい、という場合は、バリエーション豊かな送付状の実例を、アメリカ式のフル・ブロック・スタイル、イギリス式のフル・インデント・スタイルでご紹介しているこちらの記事をご覧ください。
また、送付状と並んで用意する機会がありがちな、各種イベントへの招待状と挨拶状について、アメリカ式のフル・ブロック・スタイル、イギリス式のフル・インデント・スタイルにくわえ、カードの場合のレイアウトをご紹介しているのがこちらです。
ぜひ、合わせてご活用ください。
