ビジネス英語

訪問先で、英語で受付に話しかけ案内してもらう実践フレーズ集

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海外出張で海外のオフィスを訪問することになったとき、受付に話しかけて担当者に取り次いでもらうのが不安、緊張する、ということはありませんか?

今回は、海外の拠点や取引先等の訪問時の受付をスマートに済ませ、先方担当者を呼び出す、または先方担当者のところまで案内してもらうときの会話例を、音声付でご紹介します。もちろん、ベルリッツ教師による監修済みです。

ここで使う表現は、そのほとんどが決まり文句です。
自信を持って乗り切れるように、ぜひ、繰り返し音声を聴いて、会話例の中の「You(あなた)」のセリフを口に馴染むまでしっかり練習してみてください。
一度使ってみると、きっとしっかり通じて、自信が持てるはずです!

【目次】

1.受付に話しかける
2.受付に先方担当者が来てくれるのを待ち、先方担当者に挨拶する
3.受付係が会議室まで案内してくれる場合

1.受付に話しかける

訪問先について、担当者が待ち構えている、ということもあるかと思いますが、多くの場合、受付のスタッフに話しかけるか、受付に置いてある内線電話からつながる総合案内の担当者と話す、ということになります。
そこで大事なのは、あなたが誰と何時に待ち合わせしているのか、あなたが誰なのかを間違いのないように伝えることです。

では、さっそく会話例を聴いてみましょう。

 

聴き取れましたか?
では、実際に何と言っていたか、下のスクリプトを見てみましょう。

スクリプト

You:
Hello, I’m here for an appointment with your senior marketing manager Mr. Gruber at 3 o’clock.
My name is Eri Suzuki. I’m from ABC Company in Japan.

Reception staff:
Good afternoon, Ma’am. I’m sorry, may I have your name again please?

You:
Sure. It’s Eri Suzuki. It’s spelt S-U-Z-U-K-I.

Reception staff:
Thank you, Ms. Suzuki. Let me check. Would you mind taking a seat over there please?

You:
Not at all.

Reception staff:
(Calling) Hello, this is Sandra in reception. Ms. Suzuki, from ABC Company in Japan is here to see Mr. Gruber.
…OK, thanks.

聴きとりはできていましたか?
分からない表現はありませんでしたか?
では、次に意味を確認してみましょう。

和訳

あなた:
こんにちは。3時にシニア・マーケティング・マネージャーのグルーバー氏と面会の約束をしております。
私の名前は鈴木絵里です。日本のABCカンパニーから来ました。

受付係:
こんにちは。申し訳ございません、もう一度お名前を伺えますか?

あなた:
もちろんです。スズキエリです。S-U-Z-U-K-Iというつづりです。

受付係:
鈴木様、ありがとうございます。確認いたします。そちらの席におかけいただけますか。

あなた:
はい。

受付係:
(内線で)もしもし、受付のサンドラです。日本のABCカンパニーから、鈴木様が、グルーバーさんとの面会にいらっしゃいました。
・・・分かりました、どうも。

いきなり自分の名前を言うのではなく、Helloと挨拶をするのがとても重要です。
先方の名前は、部署名や役職などと合わせて伝えると、より伝わりやすくなります。
自分の名前がうまく伝わっていないと思われた場合や聞き返された場合には、落ち着いて、スペル(アルファベットのつづり)を伝えれば大丈夫です。
会話例では「~というつづりです」という、文章になっている表現をご紹介していますが、難しければアルファベットを順番に言うだけでもよいので、ぜひ試してみてください。

2.受付に先方担当者が来てくれるのを待ち、先方担当者に挨拶する

アポイントメントの確認が取れたら、その場で待たされるか、会議室など商談の場に案内されます。
まず、待たされる場合のやり取りを見てみましょう。
今回の会話例では、先方担当者とは初対面という設定なので、挨拶はフォーマル寄りの言葉を使っています。

まずはリスニングに挑戦してみてください。

 

聴きとれましたか?実際の英語を確認してみましょう。

スクリプト

Reception staff:
Ms. Suzuki, thank you for waiting. Mr. Gruber will be down shortly.

You:
All right, thank you.

Mr. Gruber:
Hello Ms. Suzuki. Welcome to XYZ headquarters.
I’m Andreas Gruber. It’s a pleasure to meet you!

You:
Thank you, Mr. Gruber. It’s a pleasure to meet you too.

もしかすると、will be down shortlyが分かりづらかったかもしれません。
では、和訳で内容を確認しましょう。

和訳

受付係:
鈴木様、お待たせしております。グルーバーは間もなく参ります。

あなた:
わかりました、ありがとうございます。

グルーバー氏:
鈴木様、こんにちは。XYZ本社にようこそ。
私がアンドレアス・グルーバーです。お会いできて嬉しいです。

あなた:
グルーバー様、ありがとうございます。私もお会いできて嬉しいです。

先ほど挙げた、will be down shortlyは、すぐ参ります、という意味でした。受付が一階にあって、上階から下りてくるイメージ、と思えば分かりやすいでしょうか?
その場で待っていれば大丈夫、ということで待っていると先方担当者が現れ、歓迎の挨拶をしてくれます。
受付係が名前を伝えてくれ、先方担当者が名前を呼んでくれたので、ここでは自己紹介を省略して挨拶に進めています。
挨拶は、基本的には、相手が言ったのと同じように挨拶を返せば安心です。

3.受付係が会議室まで案内してくれる場合

次に、会議室に案内されるパターンのやり取りも練習しましょう。

では、音声を聴いてみてください。

 

いかがでしたか?
イヤホンでお聴きの方はノックの音にびっくりされたかもしれません。
(海外では3~4回、音声のように連続して強めにノックすることが多いです。)
では、スクリプトで英会話の内容を確認してみましょう。

スクリプト

Reception staff:
Ms. Suzuki, please let me show you to the meeting room.

You:
Thank you.

Reception staff:
(Knocking) Mr. Gruber, Ms. Suzuki is here to see you.

Mr. Gruber:
Oh, please come in. I’m Andreas Gruber. Thank you so much for coming.

You:
Thank you Mr. Gruber. I’m delighted to finally meet you.

聴きとれた内容と合っていましたか?
続けて、意味を確認しましょう。

和訳

受付係:
鈴木様、会議室にご案内いたします。

あなた:
ありがとうございます。

受付係:
(ノックをして)鈴木様をお連れしました。

グルーバー氏:
お入りください。アンドレアス・グルーバーです。お越しくださりどうもありがとうございます。

あなた:
ありがとうございます。鈴木絵里です。こうしてお会いできて、大変嬉しいです。

Thank you so much for comingにどう答えるかを悩まれるかもしれませんが、お会いできて嬉しいです、という趣旨の返答がしっくりくるのではないでしょうか。
この例ではdelightedという表現を使っていますが、おなじみのnice to meet youでももちろん大丈夫です!

今回は、英会話の実践例を、実際に練習していただきやすい形を意識してお届けしました。
ぜひ、聴いた通りに声を出して、海外オフィス受付での会話をマスターしてください。
あなたの海外企業訪問の助けになりましたら幸いです!

 

★アポイントメントの取り方は、「実践!アポイントメントをとる英語メール例文A to Z」にまとめています。この記事と共通の設定ですので、ぜひ合わせてご覧ください。

★受付担当者が使う英語は「これだけ覚えれば完璧!気持ちいい接客英語 受付編」にも詳しくご紹介しています。

★相手や状況に合わせた多彩な挨拶は「絶対に覚えたい!シチュエーション別の英語挨拶30フレーズ」もご覧ください。

★初対面の挨拶については「30分でなんとかする!ネイティブが教えるビジネスでの英語の自己紹介」にもヒントをご紹介しています。

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