ビジネス英語

休暇にまつわる上司と部下の英語コミュニケーション13の音声付き文例集

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Miniature beach chair and calendar

エクスペディアジャパンは毎年、独自の調査をもとに有給休暇消化率の世界ランキングを出しています。日本は6年連続でワースト1に輝き、支給される有給休暇18日の取得率は39%。トップはブラジルとフランスが1位タイで、30日分支給される有給休暇の取得率は100%です。

出典
「世界24ヶ国グローバル比較調査 有給休暇2013」
http://www.expedia.co.jp/p/corporate/holiday-deprivation2013
(5月18日アクセス)

上司が外国人になれば有給休暇は取りやすくなる!?部下に外国人が増えればバンバン休みを要求される!?どちらにせよ、有給消化に対する期待値が全く違う異文化の者同士がこのようなコミュニケーションを取る時は、きちんとした理由の説明が非常に大事です。

部下から上司に「I will take a vacation on the 30th. (30日は休みます)」と言えば、必ず「What for? (なんのために?)」と聞き返されます。

上司から部下に「I cannot accept that. (それは許可できません)」と言えば、必ず「Why not? (それはなぜですか?)」と聞き返されます。

今回は有給休暇にまつわる英会話を練習して、双方納得のいく話し合いができるようになりましょう!

目次

  1. 休暇の種類
  2. 部下から上司へのコミュニケーション
    2-1.理由を添えて休暇の許可を取る
    2-2. 取得時期を交渉する
  3. 上司から部下へのコミュニケーション
    3-1. 理由を添えて休暇取得を断る
    3-2. 条件付きで許可を出す

1. 休暇の種類

まずは様々な有給の種類が英語でどのように表現されるのかを、短い会話例の中で見てみましょう。休暇中であることを表す時、be on vacationやbe on leaveなど、「be on」をセットで使うということに注目しましょう。

有給休暇

有給休暇を表す英単語で「paid vacation」、または「paid leave」です。

① 同僚同士が冬休みを話題にしています。残り日数の話なので、「paid vacation days」という表現を使います。

A: How long is your winter vacation going to be?
B: I only have 2 paid vacation days left this year, so it’s only going to be 7 days in total.

A: 冬休みはどのくらい取るんですか?
B: 今年はもう2日しか有給休暇が残っていないので、合計7日だけになりますね。

② 外部の人に同僚が休暇中であることを伝える、という会話です。「be on leave」という表現を使用します。休暇が有給かどうかを相手が知る必要がない場合は、paidを省略するのが一般的です。

A: May I speak to Ms. Fukada?
B: I’m sorry. She is on leave until the 12th.

A: 深田さんはいらっしゃいますか?
B: 申し訳ありません。深田は12日まで休暇をいただいております。

病気休暇

病気による休暇は「sick leave」と表現します。

A: I haven’t seen John for a long time.
B: He is on sick leave right now. I heard he’s not coming back for a while.

A: 最近ジョンを見ませんね。
B: 彼は今病気休暇中ですよ。しばらくは帰ってこないと聞きました。

産休

産休は英語で「maternity leave」と表現します。

A: Is Naoko coming back from her maternity leave soon?
B: Yes, she will be back by the beginning of next month.

A: もうすぐナオコさんが産休から帰ってきますよね?
B: ええ、来月の頭には帰ってきますよ。

育児休暇

育児休暇は英語で「childcare leave」「parental leave」などと表現します。また、父親が出産や育児のために休暇を取ることを「paternity leave」と言います。

A: I’m taking childcare leave from next week. My wife needs a little rest.
B: I think she will appreciate it.

A: 来週から育児休暇を取るんですよ。妻を少し休ませてあげたいと思いまして。
B: それは奥さんも喜びますよ。

休暇

主にメールなどの改まった文では、「leave of absence」などと、あえて長めの表現を使うことがあります。

Takashi Morimoto is currently on leave of absence due to illness.
森本隆司は現在体調不良のため休職中です。

Anna Stasack will be on leave of absence for childcare starting June 1st.
アンナ・ステイサックは6月1日より育児休暇に入ります。

2. 部下から上司へのコミュニケーション

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もし外国人の上司と休暇取得について話し合う際は、理由をきちんと説明しなければならない他、希望する日での休暇取得が難しい場合は交渉しなければなりません。だからと言ってメールでのやりとりで済まそうとしてしまうと、メールが何往復もすることになり、返って大変です。この章では理由を添えて許可を取る方法と、交渉をする方法を見て行きましょう。

2-1.理由を添えて休暇の許可を取る

休暇を取る理由は様々ですが、海外のほとんどの国では、有給取得は労働者として当然の権利と考えられているので、「最近疲れているから」といった理由でも正直に話すといいでしょう。以下の会話例を通して、色々な理由での休暇取得の切り出し方を見てみましょう。

休暇の許可を取る時は、このようなフレーズを使います:
I’d like to take a day off. (一日お休みをいただきたいです)」
I’d like to take 3 days off. (3日間お休みをいただきたいです)」
I’d like to take a week off. (一週間お休みをいただきたいです)」

ここではMayumiは Paul の部下です。

① 家庭の事情が理由

Mayumi: Hi Paul, I have a quick question.

Paul: Sure.

Mayumi: I’d like to take a day off next month. My child needs to get a shot and someone has to take him to the hospital.

Paul: I see. Which day will this be?

Mayumi: Would the 5th next month be OK?

Paul: I don’t see a problem with that. OK, I’ll note that in our schedule.

Mayumi: Thanks, Paul.

Mayumi: ポールさん、ちょっといいですか。

Paul: なんでしょう。

Mayumi: 来月一日お休みをいただきたいです。子供が予防接種を受けなければならなくて、病院に連れて行かないといけないんです。

Paul: なるほど。どの日ですか?

Mayumi: 来月の5日は大丈夫でしょうか?

Paul: 問題ないです。では部のスケジュールにそう書いておきます。

Mayumi: ありがとうございます。

② 旅行が理由

Mayumi: Paul, can I bother you for a minute?

Paul: What can I do for you?

Mayumi: I’d like to take a week off in August. I’m planning to take my family to Okinawa and my wife says she can take a vacation around that time too.

Paul: Okinawa in August? Sounds hot.

Mayumi: Well, August is the only possibility.

Paul: Well, that shouldn’t be a problem. Please have a good time there.

Mayumi: I will, thank you.

Mayumi: ポールさん、ちょっといいですか?

Paul: どうしました?

Mayumi: 8月に1週間お休みをいただきたいです。家族で沖縄に行こうと考えていまして、妻も休みが取れそうなので。

Paul: 8月に沖縄へ?熱そうですね。

Mayumi: 8月にしか行けそうにないので。

Paul: 大丈夫です、楽しんできてください。

Mayumi: ありがとうございます。

③ 疲れが理由

Mayumi: Paul, can I talk to you for a bit?

Paul: Of course.

Mayumi: I’d like to take a few days off sometime later this month. I feel I need a little rest.

Paul: I see. I understand that you have been working very hard these days. Then can you give me the dates you would like to take off by email and I’ll see if you can take them all.

Mayumi: OK, I will do it now. Thank you for your support.

Mayumi: ポールさん、話しかけていいですか?

Paul: もちろん。

Mayumi: 今月のどこかで数日お休みをいただきたいです。ちょっと疲れているようでして。

Paul: そうでしたか。最近は特に大変そうでしたからね。ではメールで休みたい日を教えてください。全て有給休暇にできるか見ますので。

Mayumi: ありがとうございます。すぐにメールします。

2-2. 取得時期を交渉する

次に、有給休暇取得が難しいと言われた際に交渉をする会話例を聴いてみましょう。

今回ご用意した会話例では、以下のフレーズを使って交渉します。
「What if …? (…としたらいかがでしょう?)」
「I’ll need to check with … (…に確認しないとわかりません)」

① 代わりに半休を申し出る

Mayumi: Hi Paul, I have a quick question.

Paul: Sure.

Mayumi: I’d like to take a day off next month. My child needs to get a shot and someone has to take him to the hospital.

Paul: I see. Which day will this be?

Mayumi: Would the 5th next month be OK?

Paul: Hmm … We have a big internal meeting in the morning that day and I’d like you to be there.

Mayumi: Right. I forgot about it. … What if I come to work in the morning and take a half day off? Then I can attend the meeting, pick up my child at kindergarten and then go to the hospital after lunch.

Paul: That will work. Let’s do that.

Mayumi: ポールさん、ちょっといいですか。

Paul: なんでしょう。

Mayumi: 来月一日お休みをいただきたいです。子供が予防接種を受けなければならなくて、病院に連れて行かないといけないんです。

Paul: なるほど。どの日ですか?

Mayumi: 来月の5日は大丈夫でしょうか?

Paul: うーん、その日は重要な内部会議があるのでススムさんには出席してほしいですね。

Mayumi: そうでしたね。忘れていました。では朝は出社して半休を取るというのはいかがでしょう?それなら会議にも参加できて、お昼後に子供を幼稚園に迎えに行って病院に連れていくことができます。

Paul: それはいいですね。それでいきましょう。

② 家族と相談するために持ち帰る

Mayumi: Paul, can I bother you for a minute?

Paul: What can I do for you?

Mayumi: I’d like to take a week off in August. I’m planning to take my family to Okinawa and my wife says she can take a vacation around that time too.

Paul: That’s nice. Which week were you thinking of taking off?

Mayumi: The first week of August.

Paul: The first week of August might be difficult. There are already 2 people taking that week off. Is it possible to move your vacation?

Mayumi: I see. I’ll need to check with my wife about her schedule. Let me get back to you later.

Paul: Sure. I hope it works out.

Mayumi: ポールさん、ちょっといいですか?

Paul: どうしました?

Mayumi: 8月に1週間お休みをいただきたいです。家族で沖縄に行こうと考えていまして、妻も休みが取れそうなので。

Paul: それはいいですね。8月のどの週をお考えでしたか?

Mayumi:8月の第1週です。

Paul: 第1週はちょっと難しいかもしれませんね。すでに2名その週に休暇を取る予定になっています。他の週に動かせますか?

Mayumi: 妻に確認しないとわかりませんね。後でまた聞きに来ます。

Paul: わかりました。うまい具合に行くといいですね。

③ 代わりに在宅勤務を申し出る

Mayumi: Paul, can I talk to you for a bit?

Paul: Of course.

Mayumi: I’d like to take a few days off sometime later this month. I feel I need a little rest.

Paul: In this month? We need you until the sales campaign ends.

Mayumi: I know. What if I work from home on a few days? That will help me a lot.

Paul: That will be helpful. However, our company doesn’t have such a policy, so you will need to use your paid vacation days to do that.

Mayumi: I understand. That’s fine by me.

Paul: Sorry for the inconvenience. You can take it easy at home as long as you answer emails.

Mayumi: OK. I will do that. Thank you for your support.

Mayumi: ポールさん、話しかけていいですか?

Paul: もちろん。

Mayumi: 今月のどこかで数日お休みをいただきたいです。ちょっと疲れているようでして。

Paul: 今月中ですか?セールスキャンペーンが終わるまではススムさんの力がないと困ります。

Mayumi: わかっています。数日だけ在宅勤務するとしたらいかがでしょうか?それだけでだいぶ助かります。

Paul: それはこちらも助かります。ただ、うちは在宅勤務の制度がないので、有給消化扱いになってしまいますが、それでもいいですか?

Mayumi: それで結構です。

Paul: 不便で申し訳ないです。メールに返信してくれさえすればあとはゆっくりしていただいて構わないですよ。

Mayumi: そうさせていただきます。ありがとうございます。

3.上司から部下へのコミュニケーション

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休暇申請に許可を出すのは難しいことではありません。「OK! Enjoy your day off.」と言ってあげるだけですから。でもいくら部下に好きな時に有給休暇を取らせてあげたいと考えていたとしても、どうしても困るという時もありますよね。休暇取得を断ったり条件を付けて許可をしたりする時は以下のように会話を進めましょう。

3-1. 理由を添えて休暇取得を断る

この会話例で使われる、却下する前にクッションを入れるフレーズに注目しましょう。
「I’d very much like to give you those days, but …(休暇を取らせてあげたいのは山々なのですが…)」

ここではAkiraはMichelleの上司です。

Michelle: Akira-san, can I talk to you for a minute?

Akira: Sure. What’s up?

Michelle: Could I take a day off next Thursday? I need to go to the town hall to submit some papers.

Akira: I’d very much like to give you that day, but you’re scheduled to have training next Thursday. It’s very important for you, so can you take your day off on another day? How about tomorrow instead?

Michelle: Really? Is it OK if I take tomorrow off?

Akira: Yes, tomorrow would be better than next Thursday. Is that OK with you?

Michelle: Yes. Thank you.

Michelle: アキラさん、ちょっといいですか?

Akira: どうしました?

Michelle: 来週の木曜日お休みをいただいてもいいですか?区役所に書類を提出しに行かなければならなくて。

Akira: 休暇を取らせてあげたいのは山々なのですが、来週の木曜日は研修があるでしょう。とても大事なことなので、他の日にできますか?たとえば明日とか。

Michelle: 明日休んでも大丈夫ですか?

Akira: ええ、来週の木曜日よりは明日休んでもらった方がいいです。それで大丈夫ですか?

Michelle: はい、ありがとうございます。

3-2. 条件付きで許可を出す

ここでは以下の、条件を付けて許可を出すフレーズに注目しましょう。
「It’s fine as long as …. (…さえしてくれれば大丈夫です)」

Michelle: Akira-san, can I bother you?

Akira: Sure.

Michelle: I’m sorry it’s a bit short noticed, but I’d like to take a day off on the 25th this month.

Akira: That is short notice.

Michelle: Well, I found out that there is a seminar I’d really like to go to just yesterday and it’s going to be held in Kobe.

Akira: I see. It’s fine as long as you get your weekly report done by then.

Michelle: Great. Thanks very much.

Michelle: アキラさん、ちょっといいですか?

Akira: なんでしょう。

Michelle: 急なお願いで申し訳ないのですが、25日にお休みをいただいてもよろしいでしょうか?

Akira: それは急ですね。

Michelle: 昨日になってすごく行きたいセミナーがあることがわかりまして、開催地が神戸なんです。

Akira: そうですか。それまでに週報さえ提出してくれれば大丈夫です。

Michelle: ありがとうございます。

いかがでしたか?エクスペディアの調査によると、有給消化数が0日の人の割合も、日本がワースト1でした。17%もの労働者が一日も有給休暇を使っていません!この記事を読んだのもなにかの縁。さっそく休暇を申請してみてはどうでしょう。

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