ビジネス英語を書く

メールで、会議で。英語でスラスラ近況報告する22フレーズ

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Pensive young businessman listening to explanations at seminar surrounded by other listeners

「あのプロジェクトは今どうなってるんだ」なんて上司に聞かれること、ありますよね。コミュニケーションは密に。わかってはいるけれど外国人の上司に報告するということは英語でしないといけないってこと。近況報告を頻繁に、正確にできれば会社での評価もあがるはずなのに・・・。

近況報告は英語で status update もしくは status report です。今回はメールや会議で近況報告がスラスラ出来るようになるために必要な表現と例文をご紹介します。この記事を活用して英語でも主体的に情報共有するビジネスパーソンにレベルアップしましょう。

 

目次

1.近況報告メール
1-1. メール例文
1-2. 近況報告メールで使える表現11

「お元気ですか」
「~の進捗を報告させていただきます」
「多少の問題はあるものの、プロジェクトは進んでいます」
「~されました」
「添付の資料をご覧ください」
「~に着手して(期間)になります」
「(時期)までに(アクション)する予定です」
「(理由)のため、(アクション)が(期間)ほど遅れています」
「~は現在進行中です」
「まとめとして、今のところ予定どおりに進んでいます。 / まとめとして、厳しい状況です」
「このプロジェクトについてまた随時報告させていただきます」

2.会議中口頭での近況報告
2-1. 近況報告をする音声
2-2. 口頭での近況報告で使える表現

「では〇〇の報告をさせていただきます」
「苦しい部分もありますが、全体的に上手くいっています」
「3点ほど共有です」
「〇〇を延期せざるを得ませんでした」
「ちょっと厳しいですが、~」
「(なので)ご心配なく」
「現在〇〇中です」
「できれば〇〇できればと思います」
「ということで~」
「またアップデートしていきます」
「今日のところはこのくらいです。ありがとうございます」

 

1. 近況報告メール

email
まずはメールでプロジェクトの近況報告をする場合の例を見てみましょう。その上で、あなたの仕事に応用できるような慣用的な表現を抜き出していきます。ここでは外国人の上司に対してメールを書いている場面を想像してみましょう。

 

1-1. メール例文 

Hello Martin,

I hope you are doing well.

This is an update of the spring campaign scheduled for launch on April 1st. We are making progress although there are some difficulties.

1. The first draft of our new ad design has been made. Please see the attached file.
– We have been working on our new ad design for a month now. We expect to complete the design by the end of February.

2. Sales training of store staff has been started but is under difficult circumstances.
– We expected to start training earlier, but had to delay the start for 2 weeks due to illness of trainers.
– Although it will be close to launch, we plan to complete training of all store staff by March 28th.

3. Search for train ad space is under way.
– We plan to buy in-train ad space of all major train lines in Tokyo and Osaka.

In summary, we are on schedule so far, although the schedule is tight. I will keep you updated with the progress of the project.

Take care,

Daisuke

マーティンへ、

お元気ですか。

4月1日に開始予定の春のキャンペーンの近況報告をさせていただきます。多少の問題はあるものの、プロジェクトは進んでいます。

1. 広告デザインの第一稿が出来上がりました。添付のファイルをご覧ください。
– 広告デザインに着手して1ヵ月になります。2月末日までにはデザインを完成させる予定です。

2. 販売員の研修が開始されましたが、厳しい状況です。
– 早い時期から研修を開始する予定でしたが、講師の不調により、予定より2週間遅れています。
– ギリギリになってしまいますが、3月28日には全ての店舗スタッフの研修を完了する予定です。

3. 電車広告枠を調整中です。
– 東京と大阪の全ての主要な沿線の広告枠を押さえる予定です。

まとめとして、スケジュールは厳しいですが今のところ予定どおりに進んでいます。このプロジェクトについてまた随時報告させていただきます。

よろしくお願いします。

大輔

 

1-2. 近況報告メールで使える表現11

それでは使える慣用句の意味と使い方を見て行きましょう。

1. I hope you are doing well.

お元気ですか。

How are you? などと違い、相手に返事を求めない、便利な最初の書き出し文です。私も、特に共通の話題がない場合はとりあえずこれを最初に書きます。

 

2. This is an update of _______.
~の進捗を報告させていただきます。

受信した側はまずこのメールの主旨を知りたいわけですから、このようにとてもシンプルに伝えます。

 

3. We are making progress although there are some difficulties.
多少の問題はあるものの、プロジェクトは進んでいます。

最初におおまかな状況を伝えると、読み手と意識合わせができます。

他にも、状況によって以下のような表現を使います。We are making rapid progress thanks to our team’s great efforts.
プロジェクトはチームの尽力により非常に順調に進んでいます。We are having extreme difficulties with the project due to unexpected occurrences.
予測不能の事態により、非常に厳しい状況にあります。

4. _______ has been _______.
~されました。

上司が知りたいのは何がなされて、何がまだなされていないか、ですよね。「何日に~された」といったように、時期の情報が重要でない場合は過去形ではなく、現在完了形を使うと自然です。

例:
△ The first draft of the ad design was made on January 6th.
〇 The first draft of the ad design has been made.

 

5. Please see the attached file.
添付の資料をご覧ください。

メール文は要点だけをまとめて、詳細は添付ファイルにまとめたほうがスッキリと読みやすいメールになります。

 

6. We have been working on _______ for _______ now.
~に着手して(期間)になります。

どれほどの期間取り組んできたかを伝えるには、このように表現します。例をいくつかみてみましょう。

例:
We have been working on our presentation for 2 weeks now.
We have been working on the project for 3 months now.

 

7. We expect to _______ by _______. / We plan to ______ by _______.
(時期)までに(アクション)する予定です。

仕事が完了する予定の時期を伝えるには、このような表現を使います。いくつか例を見てみましょう。

例:
We plan to complete the project by September 15th.
We expect to hear back from our client by the end of this week.

 

8. We had to delay _______ for _______ due to ________.
(理由)のため、(アクション)を(期間)ほど遅らせなければなりませんでした。

遅れが発生している場合はその理由を同じ文中に添えると神妙な感じがでます。いくつか例を見てみましょう。

例:
We had to delay the press release for a day due to an error in communication.
We had to delay the project for a week due to an emergency with a client.

よく目にする、ざっくりした理由の例は以下になります。

Due to an error in communication
コミュニケーションにおける手違いにより

Due to an emergency with a client
緊急のお客様対応のために

Due to illness in the team
チームメンバーの体調不良により

Due to a family emergency in the team
チーム内に身内の不幸があったことにより

Due to a change in client circumstances
お客様の方針転換により

 

9. _______ is under way / _______ is in progress.
~は現在進行中です。

完了していないものの進行中のタスクはこのように報告します。いくつか例を見てみましょう。

例:
Our market research is under way.
Software development is in progess.

 

10. In summary, we are on schedule so far / In summary, we are under difficult circumstances.
まとめとして、今のところ予定どおりに進んでいます。 / まとめとして、厳しい状況です。

このように最後におおまかな状況をまとめると、報告メールのむすびにつなげやすくなります。

 

11.I will keep you updated with the progress of the project.
このプロジェクトについてまた随時報告させていただきます。

だいたいの場合、近況報告メールはこのようにむすぶことができます。ここまで紹介したメール文や表現を参考に、是非、次回の報告メールを書いてみてください。

 

 2. 会議中口頭での近況報告

Four businesspeople in a boardroom with paperwork

「では次、お願いします」とやってくる自分の出番。でもこの記事のメール部分をマスターしていれば、そんなに難しいことではありません。なぜなら、メールでの近況報告で使う表現を、少しくだけたものにするだけでいいからです。まずは近況報告の例の音声を聴いてみましょう。

 

2-1. 近況報告をする音声

音声ではメール文と全く同じ内容を報告します。話し言葉と書き言葉との微妙な違いに注目しましょう。

OK, let me give you an update for our spring campaign, which is scheduled for launch on April 1st. Overall, we’re making progress although there are some problems here and there. I have three things that I would like to call your attention to.

First of all, we have made the first draft of our new ad design. Here it is. We’ve been working on this for a month now and we plan to complete it by the end of February, so we’ll show you the final version then.

Next, we’ve finally started sales training. Unfortunately, we had to put off the start for around two weeks, and the reason is because our trainers were very sick. It won’t be easy, but we expect to finish training all store staff by March 28th. So no worries.

Finally, we are currently searching for good ad space on trains. We plan to buy ad space on all major train lines in Tokyo and Osaka, so hopefully we’ll be able to bring good news in our next meeting.

So basically the schedule is tight but we’re on schedule so far and I’ll keep you guys updated. That’s all I have for today. Thanks.

4月1日に開始予定の春のキャンペーンの近況報告をさせていただきます。苦しい部分もありますが、全体的に上手くいっています。3点ほど共有です。

まず、広告デザインの第一稿が出来上がりました。こちらです。これに着手して1ヵ月になりますが、2月末日までにはデザインを完成させる予定ですので、またその時にお見せします。

次に、販売員の研修がやっと開始しました。残念ながら講師が体調を崩してしまい、開始日を2週間ほど延期せざるを得ませんでした。ちょっと厳しいですが、3月28日までには全ての店舗スタッフの研修を完了する予定ですので、ご心配なく。

最後に、現在電車広告枠を調整中です。東京と大阪の全ての主要な沿線の広告枠を押さえる

– 東京と大阪の全ての主要な沿線の広告枠を押さえる予定ですので、できれば次回のミーティングの際にいい知らせを持ってくることができればと思います。

ということでスケジュールは厳しいですが今のところ予定どおりに進んでいます。またアップデートしていきます。今日のところはこのくらいです。ありがとうございます。

 

2-2. 口頭での近況報告で使える表現

それでは音声で使われた表現で応用の利くものを見て行きましょう。口が言い慣れるまで何度も反復すれば、いざ本番という時に無意識に言葉が出て来るようになりますよ。

1. OK, let me give you an update for _______.
では〇〇の報告をさせていただきます。

これが一番手っ取り早い切り出し方です。

 

2. Overall, we’re making progress although there are some problems here and there.
苦しい部分もありますが、全体的に上手くいっています。

まずは全体像を伝えたいですね。 Overall という単語を使うと、聴き手はその文が全体的なことを言っているんだなということがわかります。Here and there は意訳すると「ちらほら」という意味です。

 

3. I have three things that I would like to call your attention to.
3点ほど共有です。

初めに報告の中の主題の数を宣言すると、聴き手は話に集中しやすくなります。いつ終わるかわからない話より、1章、2章、3章と区切られた話のほうが聞くモチベーションを保てますよね。

 

4. We had to put off _______.
〇〇を延期せざるを得ませんでした。

Put off は「延期する」という意味。Postponeも同様の意味ですが、話し言葉ではput offの方がよく使われます。

 

5. It won’t be easy, but …
ちょっと厳しいですが、~

It won’t be easy, but …は直訳すると「簡単なことではありませんが、~」。これからするタスクが一筋縄ではいかないということを予め知ってもらうために使いましょう。

 

6. So no worries.
(なので)ご心配なく。

あまり良くない近況の報告をしたら、希望を持てる内容と共に、最後にこのフレーズを添えるときれいにまとまります。音声で報告されている3点の最後に、必ずSo ….とついていることに注目してください。報告内容の最後にSoをつけることにより、話が「終わった感」を出すことができます。

 

7. We are currently _______ing.
現在〇〇中です。

こちらのフレーズは書き言葉として使っても問題ありません。現在進行中のタスクを報告する時に使いましょう。

 

8. So hopefully we’ll be able to _____.
できれば〇〇できればと思います。

報告の最後に次回のミーティングや仕事への抱負を述べることでも、報告が「終わった感」を出せます。

 

9. So basically, …
ということで~

一番最後のまとめに入る時はこのフレーズがよく使われます。

 

10. I’ll keep you guys updated.
またアップデートしていきます。

このフレーズは「また随時報告して参ります」のくだけた言い方で、主にチーム内でのミーティングの時に使われます。Guysは複数の男性を指す言葉ですが、チーム内に女性がいても使われます。女性から女性のみのチームに対しても冗談で使われますし、逆に男性から男性のみのチームに対して、冗談で I’ll keep you girls updated と言うこともあります。

 

11. That’s all I have for today. Thanks.
今日のところはこのくらいです。ありがとうございます。

このフレーズを言うことであなたの出番が終了します。あとはゆっくり他のミーティング参加者の報告に耳を傾けるのみです。

 

いかがでしたか?近況報告は基本的には一方通行で行われるので、必ず使うフレーズさえ覚えていれば会話ほど難しくありません。もちろん、報告内容そのものや質問が来た場合の対処はまた別のお話です。それも不安!という方は以下の記事も活用して、万全な状態になるまでご自分を鍛えてください。That’s all I have for today.

進捗を報告するのに欠かせない折れ線グラフの説明の仕方

答えづらい質問をされた時の対処法

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