ビジネス英語を話す

たった4つのステップで、スラスラできる英語の電話応対!

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「最近、外国人からの電合が多い・・・。」
「部門の担当が不在だった場合に、メッセージを承りましょうか?と英語で言うことができない・・・。」

何気なく取った電話で、相手が英語を話してきたので、一瞬固まってしまった、という経験はありませんか?

できれば、英語が得意な同僚に任せてしまいたい、という気持ちになるかもしれませんが、
実は、いくつかの決まった言い回しをマスターすれば、あなたにも十分、英語の電話に対応することができます。

電話応対は分解すれば、以下の4つのステップになります。
それぞれのステップでよく使われる表現を声に出して覚えてしまえば、電話受付として困らないくらいレベルになります。

  • 「挨拶」
  • 「相手の要件を理解する(理解するために繰り返してもらう、ゆっくり話してもらう)」
  • 「電話を担当につなぐ(担当不在の場合はメッセージを聞く)」
  • 「電話を切る」 

それでは、さっそくベルリッツのネイティブ教師が電話の応対例をご紹介しますので、練習して英語の電話応対を克服してしまいましょう!

ここで少しアドバイスです。ベルリッツでは、英語を英語のまま理解すること、覚えることを推奨しています。
まずは音声を訊き、聞こえた通りに声を出して言ってみてください。
それから、曖昧なところ、何と言っているか分からなかったところを、英文を見て確認しましょう。
どうしても意味がわからなかったら、その下の和訳を見て、またすぐに音声に戻ってきてください。
大事なのは自分の口を動かし、声に出して言えるようになることです!
口を鍛えているうちに、聴きとり(リスニング力)も合わせてついてきます!

目次

1.電話に出た時の第一声!(ステップ1)
2.相手の要件がわからなかった場合の応対例(ステップ2)
3.相手の要件が理解できた場合の応対例(ステップ3)
4.電話の切り方の例(ステップ4)
5.模擬練習

1.電話に出た時の第一声!(ステップ1)

Good morning, Berlitz Japan, this is Hiroshi Tanaka. How may I help you?

* 時間によってはGood afternoon, Hello, Good eveningを使いましょう

(和訳:おはようございます。ベルリッツジャパンの田中博です。ご用件を承ります。)

Berlitz Japan, May I help you?

* 一つ上のものよりも簡単な言い方になります。

(和訳:ベルリッツジャパンです。ご用件をどうぞ。)

2.相手の要件がわからなかった場合の応対例(ステップ2)

<繰り返し言ってほしい場合>

I’m sorry. Could you repeat that?

(和訳:申し訳ございませんが、繰り返して言っていただけますか?)

Pardon me. Do you mind saying that again?

(和訳:すみません。もう一度言っていただけますでしょうか?)

<もっとゆっくり言ってほしい場合>

Excuse me. Could you speak more slowly please?

(和訳:すみません。もっとゆっくり話していただけますか?)

I’m sorry. Do you mind speaking more slowly please?

(和訳)申し訳ございません。もう少しゆっくりお話しいただけますでしょうか?)

<それでも聴き取れず、英語が話せる人に代わるという場合>

I apologize, but I do not speak English well. May I transfer you to my coworker?

(和訳:あいにく、私は英語があまり話せません。同僚に代わってもよろしいでしょうか。)

I’m sorry, but I do not understand English well. Please hold and I will transfer you to an English speaker. 

(和訳:申し訳ございません。私は英語があまり分かりません。英語が話せる者におつなぎしますので、そのままお待ちください。)

3.相手の要件が理解できた場合の応対例(ステップ3)

<担当者がいる場合に、担当につなぐ言い回し>

Hold on please. I will transfer you to the correct department.

(和訳:そのままお待ちください。当該部署におつなぎします。)

One moment please. I will connect you to Mr Kimura. He will be able to help you.

(和訳:少々お待ち下さい。木村におつなぎします。彼がお力になれるでしょう。)

<担当がいない場合には、伝言を聞く>

The marketing department is in a meeting right now. May I take a message?

(和訳:マーケティング部はただいま会議中です。ご伝言を承りましょうか?)

Mr Kimura is in charge of your request, but he  is not available at the moment . May I take a message?

(和訳:木村があなたのご要望を担当しておりますが、現在、彼が不在ですので、ご伝言をお伺いしましょうか?)

<相手の名前を聞く>

May I have  your name please? 

(和訳:お名前を頂戴できますか?)

Could you spell your name please?

(和訳:お名前の綴りを教えていただけますか?)

<電話番号・コンタクト情報>

Could you give me your phone number? 

(和訳:あなたの電話番号をお知らせください。)

May I have your contact information?

(和訳:あなたのご連絡先をいただけますか?)

<用件を聞く>

May I ask the reason for your call?

(和訳:ご用件をお伺いできますか?)

4.電話の切り方の例(ステップ4)

<他に要件はないか確認する>

Will that be all?

(和訳:それで全部でしょうか?)

Is there anything else I can help you with?

(和訳:他にお手伝いできることはございませんか?)

<電話を切る>

Thank you for calling. Goodbye. 

(和訳:お電話ありがとうございました。失礼します。)

* * *

いかがでしたか?まず、ここまでは繰り返し聴き、繰り返し音読して、そのまま覚えてしまいましょう。

5.模擬練習

最後に、本番に向けた実践練習として、実際の電話での一連の会話を体験してしましょう。
まずはしっかり聴きとってみてください。余裕があったら、音声を途中でとめながら、田中さんになったつもりでロールプレイしてみましょう!

英文スクリプト

Mr Tanaka:   Good morning, Berlitz Japan this is Hiroshi Tanaka. How may I help you?

Mr Smith:   Yes. My name is Blake Smith and I am calling in regards to the online application that I filled out about two weeks ago. I was wondering about the status of my application.

Mr Tanaka:   I’m sorry. Could you repeat that?

Mr Smith:   Yes. My name is Blake Smith and I am calling about the status of an online application I filled out two weeks ago.

Mr Tanaka:   Excuse me. Could you speak more slowly please?

Mr Smith:   Certainly. My name is Blake Smith and I am calling about the status of an online application I filled out two weeks ago.

Mr Tanaka:   The person in charge of applications is in a meeting right now. May I take a message?

Mr Smith:   Yes, could you tell Mr. Roberts that I called?

Mr Tanaka:   Certainly. Does he have your contact information?

Mr Smith:   I believe he does, but just in case he doesn’t, my phone number is 03-9999-9999.

Mr Tanaka:   So that’s 03-9999-9999 Mr. Blake Smith. Is that correct?

Mr Smith:   Yes, that is correct.

Mr Tanaka:   All right. I will tell him that you called. Thank you, goodbye.

Mr Smith:   Thank you.Goodbye.

和訳

田中さん:おはようございます。ベルリッツジャパンの田中博です。どのようなご用件でしょう?

スミス氏:はい、私の名前はブレーク・スミスといいまして、私が約2週間前にご提供したオンラインアプリケーションの件でお電話しました。
私のアプリの状況を知りたいと思いまして。

田中さん:すみません、もう一度繰り返していただけますか?

スミス氏:はい、私の名前はブレーク・スミスといいまして、私が約2週間前にご提供したオンラインアプリの状況についてお電話しました。

田中さん:すみません。もっとゆっくり話していただけますか?

スミス氏:もちろんです。私の名前はブレーク・スミスといいまして、私が約2週間前にご提供したオンラインアプリの状況についてお電話しました。

田中さん:アプリケーションを担当している者がただいま打ち合わせ中です。ご伝言をお伺いしましょうか?

スミス氏:はい。ロバートさんに私から電話があったことを伝えていただけますか?

田中さん:承知しました。彼はあなたの連絡先を知っているでしょうか?

スミス氏:ご存じだと思いますが、念のため、私の電話番号は03-9999-9999です。

田中さん:03-9999-9999、ブレーク・スミス様ですね。間違いないでしょうか?

スミス氏:はい、会っています。

田中さん:承知しました。彼にあなたからお電話があったことを伝えます。ありがとうございます。失礼します。

スミス氏:ありがとうございます。では。

* * *

いかがでしたか、例文は応用力をつけるため、少しひねりのあるパターンにしてみました。
今回ご紹介した表現を繰り返し練習してマスターすれば、大体のケースで電話応対が完了します。
実際の様子を思い浮かべながら、繰り返し声にだして練習してみてください。
そして、ぜひ、自信を持って受話器を取ってみてください!

May I help you?

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