ビジネス英語

英語の電話会議をこちらのペースで進める立ち回りとフレーズ

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電話会議に必ず使う英語

海外オフィスとの電話会議、ちゃんと聞きとって、ちゃんと発言できていますか?相手側の参加者が揃っているのか確認したり、ちょっと談笑してから会議を始めたりしなければなりませんが、一番の難題は、相手の話を聞きとることだと思います。

お互いの顔が見えないため、電話の向こうの相手はこちらが話についてきているのかわかりませんし、こちらも相手が伝えようとしている細かいニュアンスなどが理解しにくいなど、電話会議の難易度が高いのには色々な要因があります。

でもこれらの問題はすぐに解決できます。それは単純に、「理解は聞き手ではなく、話し手に責任がある」ということを意識することです。相手に聞こえづらい音量で話したり、声が遠かったり、難しい単語ばかり使ったり、話すスピードが速すぎたりしてこちらが聞き取れないのは、誰のせいなのでしょうか?聞き手は聴力を瞬間的に上げたり、電話の向こうのマイクを超能力で動かしたり、語彙を瞬間的に2000語増やしたり、英語リスニング力をその瞬間だけTOEIC900点レベルに上げたり、できませんよね?でも話し手は声を大きくしたり、マイクにもっと近づいたり、もっと簡単な単語を使ったり、ゆっくり喋ったりして調整できることはいくらでもありますよね。

聞き手が唯一できること、そしてすべきことは、これらの問題が起こっている現状をちゃんと相手に伝えることです。そこで今回はまず、電話会議での聞き取りに関する問題を瞬時に解決するために使う英語フレーズをご紹介します。そして、電話会議をスムーズに進めるために必要なフレーズの紹介に進みます。まずは一度、全てのフレーズをつっかえずに言えるまで何度も声に出して反復練習しましょう。そして翌日、音声を聞いた直後にスラスラリピートできるか全てのフレーズのテストをしてみましょう。もし口が勝手に最後まで発話するならば、いざと言う時にすぐに発話できる一歩手前の状態になります。あとは、勇気を出してえいやっと使ってみて、成功体験を積み上げて自信につなげましょう。

目次

  1. 「聞こえづらいよ!」聞き取りにくい時の対処法
  2. 「なに言ってるのかわからないよ!」聞き取りが難しい時の対処法
  3. 「そちらは準備OKですか?」電話会議の進行
  4. 「そっちはどうですか?」電話会議開始前のスモールトーク

1. 「聞こえづらいよ!」聞き取りにくい時の対処法

相手の声が聞こえづらかったら、すぐに伝えましょう。ボケに対するツッコミを入れるくらいすぐのタイミングがベストです。社内電話会議では、以下のようにダイレクトな言い回しを使うといいでしょう。

Sorry, I’m having trouble hearing you.

すみません、ちょっと聞こえづらいです。

Sorry, I can’t hear you at all.

すみません、全く聞こえないです。

Could you speak a little louder? I can’t really hear you.

もう少し大きな声で話してください。よく聞こえません。

Could you speak a little closer to the mic? I can’t really hear you.

マイクにもう少し近づいて話してください。よく聞こえません。

 

また、社外の人と電話会議をする場合や、改まった態度を示したい場合は以下の言い回しを使いましょう。

I’m afraid I’m having trouble hearing you.

申し訳ありませんが、少し聞こえづらいようです。

I’m afraid I can’t hear you at all.

申し訳ありませんが、全く音が来ません。

Would you mind speaking a little louder, please? I’m having trouble hearing you.

もう少し大きな声で話していただけますか?少し聞こえづらいので。

Would you mind speaking a little closer to the mic, please? I’m having trouble hearing you.

もう少しマイクに近づいて話していただけますか?少し聞こえづらいので。

 

2. 「なに言ってるのかわからないよ!」聞き取りが難しい時の対処法

People on a conference call

もし電話の向こうの相手の方が英語が上手いのならば、こちら側の英語レベルで理解できるように、話す英語のレベルを下げてもらう必要があります。ベルリッツではこの方法をレベルダウン・テクニックと呼んで、受講生の方に身につけていただいています。以下のフレーズを使って、相手に英語の難易度を調節してもらって、こちらが理解できるペースで話をしてもらいましょう。こういったお願いは特にタイミングとスピードが大事なので、would you mind … などといった回りくどい言い方はしなくても大丈夫です。

 

Sorry, could you slow down a little bit? I’m having trouble following you.

すみません、もう少しゆっくり話してください。ちょっとついていけてないです。

Sorry, could you go over that again, a little more slowly?

すみません。もう一度説明してくれますか?今度はもう少しゆっくり。

Sorry, could you repeat that for me?

すみません。もう一度言ってくれますか?

Sorry, could you rephrase that more simply?

すみません。シンプルに言い換えるとどういうことでしょう?

50% ~ 70%ほど理解できたら、ちゃんと理解を確認しましょう。以下のフレーズを使います。

Let me confirm. So you mean …?

ちょっと確認させてください。つまり・・・ということでしょうか?

So you’re saying …?

つまり・・・ということですね?

例:

Let me confirm. So you mean our next meeting will not be on Monday?

ちょっと確認させてください。つまり次の会議は月曜日にはやらないということでしょうか?

So you’re saying we need to complete the project a week early?

つまりプロジェクトを一週間前倒しにしなければならないということですね?

 

3. 「そちらは準備OKですか?」電話会議の進行

Businessman starting a conference call

電話がつながって会議が始まったらなにを言いますか?ここでは電話会議の進行に使うフレーズを練習しましょう。まずは電話会議開始時点で使うフレーズから。

 

Can you hear us?

聞こえますか?

I can hear you loud and clear.

こちらははっきり聞こえています。

Sorry, there’s something wrong with our line. Please give us a moment.

すみません、回線に問題があるようです。少々お待ち下さい。

There’s a lot of noise. Let me try connecting again.

ノイズがひどいですね。もう一度かけ直してみます。

Is everybody there?

そちらはみなさんおそろいでしょうか?

We’re all present over here.

こちらは全員そろっています。

Shall we get started?

ではそろそろ始めましょうか?

 

次に、電話会議をまとめる時に使うフレーズです。

Before we wrap up, I’d like to confirm a few things.

会議を終える前に、数点確認させてください。

Are there any questions or concerns before we wrap up?

会議を終える前に、質問や疑問点などございますか?

I guess that’s it for today. Thank you. Bye.

では今日のところはこれで。ありがとうございます。失礼します。

 

4. 「そっちはどうですか?」電話会議開始前のスモールトーク

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まだ参加者が全員そろっていない時、少し談笑して間を繋ぐ必要がありますよね。最後に、簡単な世間話の切り出し方を練習しましょう。

 

How are things going over there?

そちら(の調子)はどうですか?

What’s new in London? / What’s new at London office?

ロンドンオフィスでは最近なにかありましたか?

How’s the weather in London?

ロンドンの天気はどうですか?

 

では上記の質問を向こうから聞かれた際にどう答えるのか、例を見てみましょう。

We’ve been very busy over here. This is my third meeting of the day. How about you?

こちらはとても忙しくしています。これが本日三つ目の会議です。そちらは?

Not much, but I’m going on vacation soon. How about you?

特にはないですが、もうすぐ休暇を取るんですよ。そちらは?

It was really cold last weekend, but it’s getting warmer, finally. How is it in London?

先週末はものすごく寒かったのですが、やっと暖かくなってきています。ロンドンはどうですか?

 

いかがでしたか?以上のフレーズがスラスラ発話できる状態になるまで練習すれば、英語の電話会議の基本的な流れに対応できるようになります。

英語の電話会議に参加するということは、程度は人それぞれですが、あなたのチームや会社の代表者として相手の話を聞いたり、こちらの言い分を伝えたりする責任があるはずです。フレーズを口に覚えさせたら、それらを使ってたくさん場数を踏んで、電話会議の苦手意識を克服しておきましょう。

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