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英語で会議の日程調整!日程打診~出席依頼の鉄板英語メール例文9選

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多国籍なメンバーを集める会議では、参加者の日程調整のメールも、当然、英語ですよね。
そのようなメールはさらっと済ませて、資料の用意や思考に時間を費やしたいものですが、候補日程を挙げて参加者の日程をすり合わせ、開催日程を決定して会議の案内を発信…という一連の流れに、「英語」で手間取ってしまうことはありませんか?

今回は、ベルリッツのベテラン教師が、実際のビジネスシーンに通用する、日程調整&会議案内の英文メールのリアルな文例をご紹介します。
回答を集めやすい件名の付け方も、ぜひ、この記事を参考にマスターしてください。
例文は、メールのみでの日程をやりとりはもちろん、グループウェアやオンラインの日程調整ツールを利用するパターンにも対応、さらに、会社のカルチャーに合わせられるよう、カジュアルな表現ときちんとした表現、どちらもカバーしました。
あなたの状況に合う表現を探して、ぜひ使ってみてください。

目次

1.会議への参加依頼と日程打診
 (1)メールでの回答依頼
 (2)グループウェアで設定したスケジュールの確認
 (3)オンラインの日程調整ツールでの回答依頼

2.会議日程決定の案内と出席依頼
 (1)会議室に集まる場合
 (2)電話会議・テレビ会議の場合
 (3)Web会議の場合

3.日程調整の結果、会議を再調整する場合
4.会議キャンセル・延期の連絡
5.会議に関連する表現集へのリンク

1.会議への参加依頼と日程打診

(1)メールでの回答依頼

Subject: Meeting with Mr Collins

Dear Asian Market team members,

Good morning,
Our Global Sales Manager Mr Collins would like to have a call with us to go over the sales result by area.
Could you please let me know your availability at the following dates/times by Tuesday 16?
23rd Tue 10:00-11:00
24th Wed 15:00-16:00
26th Fri 9:00-10:00 or 14:00-15:00

Best regards,

Taro Tanaka

件名:コリンズさんとの会議

アジア市場チームメンバーの皆さま

おはようございます。
グローバルセールスマネージャーのコリンズさんが、地域ごとの販売実績の振り返りのため、私たちと電話会議をしたいそうです。
16日火曜日までに、下記日程の皆さんのご都合をお知らせいただけますか?
23日(火)10時~11時
24日(水)15時~16時
26日(金)9時~10時または14時~15時

以上、よろしくお願いします。

田中 太郎

  • ~ would like to have a call with usは、上長や外部の方などの依頼で会議を招集する際に使える表現です。

(2)グループウェアで設定したスケジュールの確認

Subject: Meeting to decide the concept

Dear project members,

Good afternoon,
As we are all aware, we have been requested to finalize the concept for the new product by the end of this month.
So, we need to have another meeting to make the final decision.

I’ve booked the meeting room from 10 am to 11 am on Tue 23rd on Groupware as it seems everyone is available at the time.
I hope it that works for you. If this is not convenient for any of you, please let me know.

By the way, I’m writing to the four of you: Akira, Bob, Chika and David.
If you would like to invite any additional people, please let me know.

Cheers,

Eri Suzuki

件名:コンセプト決定会議

プロジェクトメンバーの皆さん

こんにちは。
ご承知の通り、私たちは新製品のコンセプトを今月末までに最終化させるよう求められています。
ですから、結論を出すためにもう一回会議をする必要があります。

グループウェアで見たところ全員予定が空いているようだったので、23日(火)の午前10時~11時にミーティングを設定しました。
問題がなければよいのですが。もしどなたかご都合の合わないときはお知らせください。

ところで、このメールはアキラ、ボブ、チカ、デイヴィッドにお送りしています。
もし他にお誘いしたい方がいましたらお知らせください。

よろしく。

鈴木 絵里

  • この例文は、チームメンバーでのやや気軽な日程調整を想定しています。
  • Groupware/グループウェアには、具体的なグループウェア名を入れることを想定しています。
  • グループウェア上で会議を設定する場合でも、会議の目的と、万が一不都合のあるときはお知らせください、という一文を入れた案内を出すことが効率的な会議運営につながります。

(3)オンラインの日程調整ツールでの回答依頼

Subject: Meeting to decide the concept

Dear project members,

Good afternoon,
I’m writing to you all to set up a meeting to finalize the concept for the new product.
We definitely need another discussion before the end of the month.

I’ve prepared a form on Online Scheduling Tool to set the schedule.
Please visit URL and fill in the form by Tuesday 16?

Best regards,

Eri Suzuki

件名:コンセプト決定会議

プロジェクトメンバーの皆さん

こんにちは。
新製品のコンセプトを最終決定するミーティングを設定したく、皆さんにご連絡します。
今月末までにもう一度議論する必要があるのは間違いありません。

オンラインの日程調整ツールでフォームを用意しました。
16日火曜日までに、URLを開いて、そちらから回答していただけますか?

以上、よろしくお願いいたします。

鈴木 絵里

  • この例文は、チームメンバーでのやや気軽な日程調整を想定しています。
  •  Online Scheduling Tool/オンラインの日程調整ツールには、具体的な日程調整ツール名を入れることを想定しています。
  • URLには、具体的な調整用のページのURLを入れることを想定しています。

2.会議日程決定の案内と出席依頼

(1)会議室に集まる場合

Subject: Re: Meeting to decide the concept

Hello all,

Thank you for your prompt response.
This is to announce that the concept decision meeting will be held in meeting room #3 from 10:00 a.m. to 11:00 a.m. on Tuesday, 23rd January.
I look forward to seeing you all then.

Best,

Eri Suzuki

件名:Re: コンセプト決定会議

こんにちは、皆さん

早速のご回答ありがとうございます。
1月23日火曜日 午前10時から11時まで 3番会議室にてコンセプト決定会議を開催いたします。
皆さんにもうすぐお会いできることを楽しみにしております。

よろしくお願いします。

鈴木 絵里

(2)電話会議・テレビ会議の場合

Subject: Re: Meeting with Mr Collins

Dear all,

Thank you very much for your replies.
Fortunately, Wednesday 24th January works for all of us.
Please join the call on xx-xxxx-xxxx at 15:00 (3 p.m.)
The passcode is 1234.

The agenda for the meeting is as follows.
1. Kanto sales results … 15min
2. Kansai sales results … 15min
3. Kyushu sales results … 15min
4. Q&A, discussion … 15min

Please send the slide decks you’ll be using to all the attendees before 1 p.m. on 24th.
If you have any specific topics to discuss, please feel free to let me know.
Mr Collins will be happy to share his ideas with you.

Kind regards,

Taro Tanaka

件名:Re:コリンズさんとの会議

皆さま、ご返信くださりありがとうございました。
幸い、1月24日水曜日は、全員の都合がつくようです。
午後3時にxx-xxxx-xxxxに電話をかけてください。
パスコードは1234です。

会議の議題は以下の通りです。
1. 関東の販売実績 … 15分
2. 関西の販売実績 … 15分
3. 九州の販売実績 … 15分
4. 質疑応答、議論 … 15分

当日使用するスライド一式を、24日の午後1時までに、参加者全員に送ってください。
もし特に議論したい項目があれば、お気軽に私に知らせてください。
コリンズさんは彼の考えを喜んで共有してくれるでしょう。

以上、よろしくお願いします。

田中 太郎

(3)Web会議の場合

Subject: Re: Meeting with Mr Collins

Dear all,

Thank you very much for your replies.
Our meeting is scheduled from 15:00 on Wednesday 24th January.
Please access URL a couple of minutes before the meeting is scheduled to start.
The passcode is 1234.

The agenda of the meeting is:
1. Kanto sales result … 15min
2. Kansai sales result … 15min
3. Kyushu sales result … 15min
4. Q&A, discussion … 15min

Please share any documents and/or slides you’ll be using before 1 p.m. on 24th.
Mr Collins is looking forward to talking with us all then.

Kind regards,

Taro Tanaka

件名:Re:コリンズさんとの会議

皆さま、ご返信くださりありがとうございました。
私たちの会議を1月24日の15時からに設定いたしました。
時間の数分前になりましたら、URLにアクセスしてください。
パスコードは1234です。

会議の議題は
1. 関東の販売実績 … 15分
2. 関西の販売実績 … 15分
3. 九州の販売実績 … 15分
4. 質疑応答、議論 … 15分
の予定です。

当日使用する資料やスライドを、24日の午後1時までに共有してください。
コリンズさんは私たちと話すのを楽しみにされています。

以上、よろしくお願いします。

田中 太郎

  • URLには、具体的な調整用のページのURLを入れることを想定しています。

3.日程調整の結果、会議を再調整する場合

Subject: Reschedule a meeting to decide the concept

Hi everyone,

Unfortunately, none of the dates I mentioned work for all of us.
Do any of the following alternative proposals suit you?
1hr from 10:00 or 11:00 or 14:00 on Tue, 6th Feb
1hr from 14:00 or 16:00 on Wed, 7th Feb

I’d appreciate your reply by Jan 19.
Cheers,

Eri

件名:コンセプト決定会議リスケ

皆さんこんにちは。

残念ながら、前日お伝えした日程では全員の都合が合うものが一つもありませんでした。
代わりに、以下の提案の中で合うものはないでしょうか?

2月6日(火)10:00~または11:00~または14:00~ で1時間
2月7日(水)14:00~または16:00~ で1時間

1月19日までにご返信いただけるとありがたいです。

よろしく。

絵里

4.会議キャンセル・延期の連絡

Subject: Meeting with Mr Collins postponed

Everyone,

This is to inform you the sales meeting on 24th has been cancelled due to an urgent schedule change by Mr Collins.
I’m sorry for such short notice. Thank you for your understanding.
I will send out another e-mail to reschedule the meeting at a later date.

Kind regards,

Taro Tanaka

件名:コリンズさんとの会議延期

皆さま、

コリンズさんの急な予定変更のため、24日の売上会議はキャンセルになりました。
直前のご連絡で申し訳ありません。ご理解いただけますと幸いです。
後日、ミーティングを再設定するためのメールを別途お送りします。

以上、よろしくお願いします。

田中 太郎

5.日程調整・会議に関連する表現集へのリンク

社外の方との打合せ・訪問日程調整

実践!アポイントメントをとる英語メール例文A to Z

会議中に使う表現

英語会議の不安を解消!司会・進行から参加・発表まで厳選フレーズ集

遅刻、欠席のお詫びメール

英文謝罪メール11例 ~返信、提出・納品の遅れ、遅刻のお詫び編~
(電車遅延などによる遅刻、提案書の送付遅れなどの謝罪、打合せ時間変更の依頼に対応)

英文謝罪メール12例 ~訂正、欠席連絡、クレーム対応編~
(訪問予定の当日キャンセル、訪問する担当者の急な変更などの状況に対応)

* * *

いかがでしたか?
会議の設定、調整が英語でもスムーズにできるように応援しています!

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