ビジネス英語

英文問い合わせへの返信メール文例9選 海外対応もこれでバッチリ!

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

最近、ウェブサイトのお問い合わせフォームや、お問い合わせ先として公開しているメールアドレスに、海外からのコンタクトが増えていませんか?
インバウンドのお問い合わせにスマートに返信して、ビジネスが広げられると良いですよね!
でも、英語で入力されたフォームや英文の問い合わせメールへの対応や返信に、時間がかかって大変、という方も多いのではないでしょうか。

今回は、ベルリッツのベテラン教師監修のもと、お問い合わせに返信する英文メールの例文を各種ご紹介します。
英文メールに返信する際の件名、書き出しから問い合わせへのお礼や回答、そして結びまで、この記事で具体的なメール文例を確認しましょう!

目次

1.製品を購入された方からの問い合わせに返信する

1-1.製品が届かない、いつ届くのか、という催促への返信
1-2.製品に不備がある、という連絡への返信
 (1)返品の品物を確認する
 (2)自社で送料を負担する形で返品・交換に応じる

2.製品の購入を検討している方からの問い合わせに返信する

2-1.○○(海外)でも使えるか?という問い合わせへの返信
2-2.○○(海外)で購入できる店舗はあるか?という質問への回答
 (1)現地に販売店がある場合
 (2)現地に販売店はないが、直接、通販に対応可能な場合
2-3.○○(海外)への通販に対応しているか?という質問への回答
 (1)海外通販対応の自社ウェブサイトをご案内する場合
 (2)海外通販に対応している取扱店を紹介する場合
2-4.サンプル/カタログのご要望への回答

3.関連リンク集

1.製品を購入された方からの問い合わせに返信する

1-1.製品が届かない、いつ届くのか、という催促への返信

カナダのジョーンズ様から「1ヵ月ほど前にオンラインで注文、クレジットカードで決済した品物がまだ届きません。いつ届きますか?」という問い合わせを受け、英語で回答する例をご紹介します。

Subject: Re: delivery of order #123456

Dear Mr Jones,

Thank you for your inquiry.
We have confirmed that your purchase, #123456, was completed successfully and shipped on December 27, 2017.
The shipping carrier is ABCD. The tracking number is 111-1111-1111.
Please find attached an electronic copy of the Air Waybill.
It appears that your order is currently going through customs at XYZ airport in Canada (as of today, January 24, 2018).
Could you please contact ABCD customer support directly for further information?

Yours truly,
Kentaro Sato

Customer Support
ABC Corporation

件名:Re: 注文番号123456の配達

ジョーンズ様

お問い合わせいただきありがとうございます。
私どもで確認いたしましたところ、あなたのご購入(#123456)は無事完了しており、2017年12月27日に出荷されております。
輸送業者はABCDです。追跡番号は111-1111-1111です。
添付の航空貨物運送状の電子コピーをご覧ください。
あなたのご注文の品は、現在カナダのXYZ空港の税関を通過中のようです(本日2018年1月24日現在)。
詳細な情報については直接ABCDのカスタマーサポートにお問い合わせいただけますでしょうか。

以上、よろしくお願い申し上げます。

ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤健太郎

* 件名は、基本的にいただいたメールに返信したことが分かるよう「Re: 元の件名」とします。
*Air WaybillはAWBとも略されます。発送の時点で追跡番号と合わせてお客さまに連絡すると親切です。

1-2.製品に不備がある、という連絡への返信

ニュージーランドのウィルソン様から「注文したのと異なる色の品物が届いたので、返品・交換に対応してほしい」という問い合わせを受けたとして、英文で返信する例を2点ご紹介します。

(1)返品の品物を確認する

Subject: Re: Reimbursement of purchased product

Dear Ms Wilson,

Thank you very much for your message.
Could you please send us a photo of the item showing the tag for our confirmation?
Upon confirmation, we can accept your return and exchange based on our Return Policy.
Please note that items must be unworn, undamaged, and unused, with all original tags and packaging.
Thank you for your understanding.

Yours truly,
Kentaro Sato

Customer Support
ABC Corporation

件名:Re: 購入品の返品について

ウィルソン様

ご連絡誠にありがとうございます。
弊社での確認のため、タグが見えるようにした品物の写真をお送りいただけますでしょうか。
確認の上、弊社の返品条件に基づいて、ご返品・交換に対応いたします。
品物は未着用、未損傷、未使用で、タグや包装がすべてそろっている必要がございますことをご留意ください。
ご理解に感謝申し上げます。

以上、よろしくお願い申し上げます。

ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤健太郎

(2)自社で送料を負担する形で返品・交換に応じる

Subject: Re: Reimbursement of purchased product

Dear Ms Wilson,

Thank you for your prompt reply.
We have confirmed the information in the images you sent us.
Please accept our apologies for sending the wrong coloured item.
Could you please return the item in the original box?
We will bear the shipping cost from New Zealand to Japan.
Please find attached an electronic Return Label.
Simply print it out and put it on the box to be returned.
If you have any questions, please let us know.

Yours truly,
Kentaro Sato

Customer Support
ABC Corporation

件名:Re: 購入品の返品について

ウィルソン様

早速のご返信どうもありがとうございます。
お送りいただいた画像の情報を確認いたしました。
誤った色の品物をお送りしてしまいましたことについてお詫び申し上げます。
品物をお届けした際の箱に入れてご返品いただけますでしょうか。
ニュージーランドから日本への送料は弊社にて負担いたします。
添付の電子返信用ラベルをご確認ください。
それをそのまま印刷し、返送する箱に貼付してください。
ご質問等ございましたらご連絡ください。

以上、よろしくお願い申し上げます。

ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤健太郎

2.製品の購入を検討している方からの問い合わせに返信する

2-1.○○(海外)でも使えるか?という問い合わせへの返信

ある調理家電(炊飯器)について、シュミット様から届いた「ドイツでも使用可能か」という質問に対し、残念ながら海外に対応していない旨を返信する例をご紹介します。

Subject: Re: Additional information regarding your product

Dear Mr Schmidt,

Thank you very much for your inquiry about our kitchen appliance.
Unfortunately, the AAA-0001 rice cooker you are interested in is only for use in Japan.
May we recommend our BBB series products: BBB-0001 – BBB0003, which are specifically designed for use in Germany.
You will see the CE mark on them.
ABC/BBB-series.com

Please feel free to contact us for further information.

Kind regards,
Kentaro Sato

Customer Support
ABC Corporation

件名:Re: 貴社製品について情報希望

シュミット様

私どもの調理家電についてお問い合わせいただき誠にありがとうございます。
あいにくですが、ご興味をお持ちいただいた炊飯器AAA-0001は、日本でのみ使用可能です。
私どものBBBシリーズの製品(BBB-0001~BBB0003)は、ドイツでお使いいただけるよう特別に設計されたものですので、おすすめいたします。
それらにはCEマークも付いています。
ABC/BBB-series.com

詳細をご希望でしたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。

以上、よろしくお願いいたします。

ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤健太郎

2-2.○○(海外)で購入できる店舗はあるか?という質問への回答

アメリカのヤング様から、自社製品の取り扱い店舗についてお問い合わせがあったと想定して、店舗がある場合とない場合それぞれの返信英文メール例を見てみましょう。

(1)現地に販売店がある場合

Subject: Re: inquiry about shops

Dear Ms Young,

Thank you very much for your interest in our products.
Yes, our high quality tea leaves are available at XXX, located in central New York.
The address is 123 ABC St., New York, NY 10019.
Please contact the store directly to enquire about their stock.
If they don’t have what you are looking for in stock, they will be able to order it for you.

Kind regards,
Kentaro Sato

Customer Support
ABC Corporation

件名:店舗について

ヤング様

私どもの製品にご興味をお持ちいただき誠にありがとうございます。
はい、私どもの高品質な茶葉は、ニューヨーク中心部のXXXにてお求めいただけます。
店舗の住所は123 ABC St., New York, NY 10019です。
店頭在庫については直接店舗にお問い合わせください。
もし店舗にお求めのものがない場合は、店舗にてお取り寄せいただけます。

以上、よろしくお願いいたします。

ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤健太郎

(2)現地に販売店はないが、直接、通販に対応可能な場合

Subject: Re: inquiry about shops

Dear Ms Young,

Thank you very much for your interest in our high quality tea leaves.
We are very sorry, but we don’t have retailers in the United States at present.
If you wish, we would be delighted to ship our products to you by your courier of choice.
Please feel free to ask us for an estimate for the products and shipping at the current exchange rate.

Kind regards,
Kentaro Sato

Customer Support
ABC Corporation

件名:店舗について

ヤング様

私どもの高品質な茶葉にご興味をお持ちいただき誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、現在、私どもにはアメリカ合衆国における販売店がございません。
もしご希望でしたら、私どもは喜んでご指定の宅配業者にて弊社製品を発送いたします。
品物と送料について、その時のレートでお見積りいたしますので、お気軽にご用命ください。

以上、よろしくお願いいたします。

ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤健太郎

2-3.○○(海外)への通販に対応しているか?という質問への回答

イギリスのクラーク様から、自社製品の海外通販対応についてお問い合わせがあったと想定して、英語での返信メール分例を見てみましょう。

(1)海外通販対応の自社ウェブサイトをご案内する場合

Subject: Re: inquiry about shipping abroad

Dear Mr Clark,

Thank you for your inquiry.
Yes, you can purchase our products at our online store for overseas customer: URL.com
Please do not hesitate to contact us again if you have any difficulties or questions regarding the order process.

Sincerely,
Kentaro Sato

Customer Support
ABC Corporation

件名:Re: 海外への発送について

クラーク様

お問い合わせいただきありがとうございます。
はい、海外のお客様向けのオンラインストア(URL.com)にて、私どもの商品をお買い求めいただけます。
もしもご注文に際して問題やご質問などがございましたら、ご遠慮なく再度ご連絡ください。

真心を込めて

ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤健太郎

(2)海外通販に対応している取扱店を紹介する場合

Subject: Re: inquiry about shipping abroad

Dear Mr Clark,

Thank you for your inquiry.
We are very sorry, but we don’t currently ship our products abroad.
May we suggest you contact ABC Overseas.
They import and sell our products throughout the United Kingdom and Republic of Ireland on our behalf.
Please visit their website: ABC overseas.com

Sincerely,
Kentaro Sato

Customer Support
ABC Corporation

件名:Re: 海外への発送について

クラーク様

お問い合わせいただきありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、弊社では現在、弊社製品を海外に発送しておりません。
よろしければ、ABC Overseasにお問い合わせされることをご提案します。
彼らは弊社の代理店で、イギリス王国とアイルランド共和国内での弊社製品の輸入と販売を行っております。
彼らのウェブサイトはこちらです:ABCoverseas.com

真心を込めて

ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤健太郎

2-4.サンプル/カタログのご要望への回答

中国のリー様から、自社製品のサンプルとカタログを取り寄せたいとのご要望があり、いずれも送付できると仮定して、返信の英文例を見てみましょう。

Subject: Re: Request for product sample and brochure

Dear Ms Lee,

Thank you for your inquiry about our beauty products.
We would be delighted to send you some samples and brochures as per your request.
Could you let us know your address and in which products you are especially interested in?

Best regards,
Kentaro Sato

Customer Support
ABC Corporation

件名:Re: 製品サンプルとカタログ希望

リー様

私どもの美容製品についてお問い合わせをいただき、どうもありがとうございます。
ご要望のサンプルとカタログを喜んでお送りいたします。
ご住所と、特にご興味のある製品がどれか、お知らせいただけますでしょうか。

以上、よろしくお願いいたします。

ABCコーポレーション カスタマーサポート部
佐藤健太郎

3.関連リンク集

最後に、一般的なメール・手紙の書き方や、お問い合わせをする場合、電話での見積もり対応などに関連する便利な表現集をご紹介します。
ぜひ、合わせてご活用ください。

一般的なビジネスレターの書き方(宛名、敬辞・結辞など)の確認、送付状の参考に

仕事でそのまま使える英文ビジネスレター ~アメリカ式とイギリス式~

仕事でそのまま使える英文送付状 文例4選

海外に問い合わせるメール文例

海外への問い合わせも楽々!そのまま使える英語問い合わせメール12例

電話で、メールで見積もりを取る・出す英会話が学べる3場面

納品遅れや通販フォーム不備、梱包不良などのお詫び・クレーム対応メール文例

英文謝罪メール11例 ~返信、提出・納品の遅れ、遅刻のお詫び編~

英文謝罪メール12例 ~訂正、欠席連絡、クレーム対応編~

英会話ならベルリッツ。

仕事・旅行などのご予定でお急ぎの方、しっかり英語力を身につけたい方には、
ベルリッツのレッスンがおすすめです。
英語が必要なシーンを具体的にお伺いしてレッスンをカスタマイズするから、
本当に使える英語を無駄なく学べます

  • 「ベルリッツのレッスンってどんな感じ?」
  • 「英会話を習うのは初めてだけど、大丈夫かな」

そんなときは、無料体験レッスンをぜひお試しください!
あなたに合わせてカスタマイズした実践的なレッスンを、無料でご体験いただけます!

> 無料体験レッスンの流れについて、詳しくはこちら
> ベルリッツのレッスンについて、詳しくはこちら


無料体験レッスンを予約する

SNSでもご購読できます。

コメントを残す

*

nineteen + 17 =