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英文謝罪メール12例 ~訂正、欠席連絡、クレーム対応編~

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間違いの訂正、欠席や断りの連絡、お客様からのクレーム対応……
英文メールでのやり取りの中で、“I’m sorry”に続ける一言や、もっと丁寧に謝るための表現が分からない、とお悩みではありませんか?

・ちょっとした間違いをサラっと謝りたいけれど、どう書いたらいいか分からない
・もっと誠意をこめて丁寧に謝りたい
・何とか今後の良好な関係作りにつなげたい
今回の記事は、このように考えている皆さまにおススメです。

さて、仕事での謝罪は、日本語でも英語でも、次の3つのステップで行うものです。
(1)まずは謝る
(2)そのような状況になった理由を説明する
(3)これからの対応について提案する

この記事では、具体的な状況を設定して、「(1)まずは謝る」の謝罪フレーズだけでなく、それにつなげる「(2)そのような状況になった理由を説明する」、「(3)これからの対応について提案する」フォローアップフレーズまで含めた謝罪メールの例文を多数ご紹介します。

簡易な表現から丁寧な表現まで様々な謝罪の仕方、簡潔な理由の書き方、誠実な姿勢が伝わる提案の仕方など、あなたの状況に合うサンプルがきっと見つかります!

【目次】

  1. 間違いやミスをお詫びし訂正する
  2. 欠席や断りの連絡で非礼を詫びる
  3. クレーム対応で丁寧に謝罪する

 

1.間違いやミスをお詫びし訂正する

人は誰でも間違えることがあります。
ちょっとした誤字脱字、ファイルの添付漏れから、金額の誤りや送信先の間違いといった重大な間違いまで、大小様々な間違いがありますよね。
それぞれのレベル感に合わせて、ちょうど良い表現をまねて使ってみましょう。

1)ファイルの添付漏れを詫びる(社内)

以下のように、シンプルで大丈夫です。

Subject: RE: revised document

John,
Sorry, I forgot the attachment.

件名:RE: 書類修正

ジョン、
すみません、添付を忘れました。

2)ファイルの添付漏れを丁寧に詫びる(取引先、顧客)

1)と同様にシンプルですが、少し丁寧な表現を使います。

Subject: RE: revised document

Dear Ms. Craig,
I’m very sorry. I forgot to include the attachment.

件名:RE: 書類修正

クレイグ様、
申し訳ありません。添付を付けるのを忘れました。

3)案内に誤りがあったことを詫びる(社内)

I apologizeを用いて、ビジネスの場に合った堅さと社内向けの簡素さを両立します。

Subject: RE: next meeting

Dear All,
I apologize that I shared the wrong time for the next monthly web meeting.
The correct time is from JST 15:00-16:00 on Thursday, April 6. I forgot about the start of Daylight Savings Time.
I hope this works with your schedules. Please let me know if this change will cause any inconvenience.

件名:RE: 次回ミーティング

皆さま、
次の月例Webミーティングの時間を間違って書いてしまったことをお詫びします。
4月6日木曜日、日本時間の15時~16時になります。
サマータイムが始まるのを失念していました。ご都合が合うと良いのですが。
不都合ございましたらお知らせください。

4)見積もりの不備を詫びる(取引先、顧客)

「私たちの心からの謝罪をお受け入れください」という書き出しと、「困惑させてしまったことを再度お詫び申し上げます」という書き終わりで、丁寧に謝意を示します。

Subject: RE: about the invoice

Dear Ms. Smith,
Please accept our sincere apology for the incorrect estimate we sent you on 8th May.
It was calculated based on the old price list.
Attached please find the revised estimate with the price we have agreed upon.
Again, I apologize for the confusion.

件名:RE: 見積書について

スミス様
5月8日にお送りしている不備のある見積書について、謝罪申し上げます。
それは、旧来の価格表に基づいて算出されておりました。
添付にて訂正した見積書をお送りしますのでご確認ください。
混乱させてしまったことを重ねてお詫びいたします。

5)宛先を間違えてしまったことを詫びる(顧客、不特定多数)

複数の方に一斉配信の形で謝罪メールを送る場合は、どのような方に、どのような内容を謝罪したいのかを明確にして、our deepest apologyなどを用いて丁寧に謝りましょう。
また、会社から個人という体裁の場合、主語はWeを利用します。

Subject: about our message to ABC users on 2nd May

Dear Customer,
You may have received an e-mail at 14:00 on May 2nd that was intended to be sent to customers who use ABC, one of our products.
It was accidentally sent not only to ABC users but also partially to other customers.
Please accept our deepest apology and kindly disregard the email if you are not an ABC user.

件名:5月2日付ABCユーザー向けメッセージについて

お客様各位
5月2日の14時に、私たちの製品の一つ、ABCをご利用のお客様向けに発信されたメッセージをご受信されたかもしれません。
こちらは、誤ってABCをご利用のお客様以外のお客様にも配信されてしまったものです。
もし、あなたがABCをご利用されていない場合、何卒ご容赦くださいますよう、また、該当のメールをご放念いただけますよう、よろしくお願い申し上げます。

2.欠席や断りの連絡で非礼を詫びる

予定していた打ち合わせや、ご厚意でお誘いいただいたイベントに欠席しなければならない時は、心苦しいものです。
その心苦しさを織り交ぜ、相手の心情に配慮しつつ欠席やキャンセルを連絡する表現を見てみましょう

1)セミナーへの招待に欠席の連絡をする(取引先)

書き出しをお礼にすると印象が和らぎます。
また、このような状況で便利なのが「Unfortunately」という言葉です。自分の力が及ばず、残念ながら・・・というニュアンスが伝わります。

Subject: RE: invitation to our seminar

Dear Henry,
Thank you for your invitation to the seminar.
Unfortunately, I’ve found that I can’t make it on that day.
However, I’m very interested in the topics to be covered.
Please let me know if the seminar will be held again..

件名:RE: 弊社セミナーへのご招待

ヘンリーさん
セミナーへのお誘いありがとうございます。
あいにく、その日は都合がつきませんでした。
正直なところ、興味のあるトピックです。
次回がございましたら、ぜひお知らせください。

2)25周年記念式典への招待に欠席する非礼を詫びる(顧客、取引先)

1)と同様に、お礼とUnfortunatelyを利用しますが、全体的に丁寧な表現を用いて、先方からのご招待と格調を揃えます。

Subject: RE: invitation to the jubilee celebration

Dear Mr. Parker,
First of all, I would like to express my sincere gratitude for your kind invitation to your company’s jubilee celebration.
Unfortunately, due to a prior engagement that cannot be rescheduled, I will not be able to attend the party.
I very much regret that I cannot accept your invitation, and wish you the best on company’s your 25th anniversary.

件名:RE: 25周年記念式典へのご招待

パーカー様
はじめに、貴社の25周年記念式典へのお誘いをいただきましたことに心より感謝申し上げます。
あいにく、変更のできない先約のため、パーティに列席することができません。
ご招待をお受けできないことを大変残念に思います。
素晴らしい25周年になりますよう、心よりお祈り申し上げます。

3)訪問予定を当日キャンセルすることを詫びる(顧客、取引先)

急なキャンセルの場合は、I’m very sorry, but~のような率直な表現が好印象です。
such short noticeというのもよく使われる表現です。

Subject: Today’s appointment

Dear Olivia,
I’m very sorry for such short notice, but I have to cancel our meeting today because I’ve got the flu. I found out this morning when I went to see my doctor.
I’d much appreciate it if you could let me know some possible dates you are available next week.
Again, please accept my apology.

件名:本日のアポイントメント

オリヴィアさん
直前のご連絡で申し訳ありませんが、インフルエンザにかかってしまったため、本日の打合せをキャンセルしなければなりません。今朝、医者にかかり、そこで発覚しました。
代わりの日程を来週中でいくつかお知らせいただけますと大変ありがたいです。
かさねがさね申し訳ございません。

4)客先に訪問する担当者を急きょ変更する(顧客、取引先)

下の例も、3)同様、基本骨格はI’m sorry, butです。

Subject: Today’s appointment

Dear Mr. Anderson,
I’m terribly sorry, but due to an urgent matter I won’t be able to visit your office this afternoon.
Would you mind if Taro Tanaka visited on my behalf? He is working with me on the project and is very good at coordinating among departments.

件名:本日のアポイントメント

アンダーソン様
大変申し訳ないのですが、緊急事態のため、私が本日午後にお伺いできなくなりました。
私に代わって、共にこの計画に携わっていて部門間の調整能力も高い田中太郎が訪問することをお許しいただけますでしょうか。

3.クレーム対応で丁寧に謝罪する

顧客からのクレームへの対応は、普段の謝罪よりいっそう慎重に行う必要があります。
親切でスマートな謝罪メッセージや、不親切でつまらない謝罪メッセージが、個人のSNSであっという間に広まってしまうこともあります。
あなたが担当者ならば、企業の代表者としての自覚を持って対応しましょう。

1)フォームのトラブルに対応する(顧客)

わざわざお知らせくださったことへのお礼とお詫びを、柔らかい表現でお伝えしましょう。
会社から個人へのメッセージですので、主語はWeを利用しています。

Subject: Thank you for your message about the form

Dear Mr. Collins,
Thank you for kindly contacting us about the problems with the inquiry form.
We apologize for the inconvenience you experienced.
Our IT team has addressed the issue. We would much appreciate your submitting the form again.

件名:フォームについてのメッセージをありがとうございます

コリンズ様
お問い合わせフォームの不具合についてご連絡くださりありがとうございます。
ご不便をおかけして申し訳ございません。
私たちのITチームが問題を解決しました。フォームをお送りいただけますと幸いです。

※自社に問題が認められない時点では謝る必要はありません。
たとえば以下のような表現で、謝罪は避けつつ、調査の意思、誠意を示すことができます。
Thank you for your message about the inquiry form.
We would appreciate it if you could send us more details for verification.

2)ネットワーク障害をお詫びする(顧客、不特定多数)

今までの例から、このような場合にどのようにすればよいか想像できましたか?

Subject: About today’s system downtime

Dear Customers,
Today, we experienced unplanned system downtime from UTC 01:13 to UTC 02:42.
Please accept our sincere apology for any inconvenience this may have caused.
We discovered that we had an unexpected concentration of loads that our centralized control systems could not respond to appropriately.
We are now planning further inspection and maintenance to improve system stability and ensure the speed and performance that we are proud to provide.
Thank you for your kind understanding and continual support.

件名:本日発生したシステム停止時間について

お客様各位
本日、私たちは、UTC 01:13からUTC 02:42にかけて予期せぬシステムダウンを経験しました。
それによって生じたご不便について、心より謝罪申し上げます。
私たちは、中央制御システムが適切に対応できないほどの想定外の負荷がかかっていたことを突き止めました。
現在、さらなる調査と、私たちの誇る速度と性能を確かにするための安定性向上のためのメンテナンスを計画中です。
ご理解いただけますよう、また、今後ともご愛顧いただけますよう、何卒よろしくお願いいたします。

3)梱包に破れがあったことをお詫びする(顧客)

こちらも、自分だったらどう書くか、思い浮かべてからご覧ください。

Subject: About the package

Dear Ms. Ericson,
Thank you very much for your message.
We are sorry to hear that the packaging on the item you received seemed to have been damaged during transportation.
We are glad to know that the item itself was safe, and that you are happy with it.
Before shipping, every item is managed under strict quality control that satisfies our highest standards.
We will place more importance on our packaging and the delivery process to improve them in the future.
Thank you in advance for your continual kind support.

件名:包装について

エリクソン様
ご連絡どうもありがとうございます。
お手元に届いた商品の包装が輸送中に傷ついたと伺い、申し訳なく思います。
商品自体は無事で、お気に召したとのこと、嬉しく思います。
出荷前は、全ての製品が高い基準を満たす厳格な品質管理のもとで保管されております。
包装や輸送プロセスに重点を置いて改善を図ってまいります。
今後ともご愛顧いただけますよう、どうぞよろしくお願いいたします。

***

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