ビジネス英語

英語会議で議事録を頼まれても安心!英語で議事録完全ガイド

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外国人の役員が参加するから、次の会議は英語で。
外国人のメンバーが複数出席しているから、この会議は英語で。
取引先の外国人マネージャーが同席するから、打合せは英語で。

そんな機会が多い、あるいは、増えてきた、という方も多いのではないでしょうか?
ベルリッツでもしばしば多国籍なメンバーでの会議が行われています。
そういうときに、急きょ議事録を依頼されたとしたら、あなたは慌てずに対応できますか?
または、手を挙げて議事録を引き受けられますか?

今回は、英語での会議で議事録を担当することになっても落ち着いて対応できるように、議事録を引き受けるときのフレーズ、汎用的なフォーマットのサンプル、議事録で使い勝手の良いフレーズ、そして、議事録を会議の参加者に共有するときのメールの例文をご紹介します。
議事録は、関係者に送って次の一手を引き出すための重要なツールです。
この記事では、議事録を書きあげて終わり、ではなく作って渡すところまで、きっちりフォローします。

ちなみに、英語で議事録は“minutes”(※常に複数形)といいますが、時間の単位「分」や、「微小な」という意味の形容詞の英語と同じ綴りで戸惑う方もいるかもしれません。
実は、どれも同じ語源、“minuta”(小さな)というラテン語から派生した言葉で、そのままの意味で使われているのが形容詞の“minute”です。
議事録の“minutes”は、“minuta scriptura”(小さな文字)の“minuta”(小さな)が残ったものです。紙が貴重だった時代、ごく小さな文字で議会の記録を取っていたことに由来するそうです。
今日ではパソコンで議事録を取ることが一般的になり、文字サイズや文章量への制約は緩くなっていますが、コンパクトで見やすい議事録に仕上がると良いですね。

  • 時間の単位「分」としての“minute”は、“pars minuta prima”(1番目の小さな部分=1時間を1回60分割した部分)の真ん中の“minuta”(小さな)が残ったものです。
  • 同じく時間の単位の「秒」は“second”ですが、これは“pars minuta secunda”(2番目の小さな部分=1時間を2回60分割した部分)の最後の部分、“secunda”(2番目の)に由来しています。60分割というのは古代バビロニアの記数法(60進法)によるものです。

ぜひ、英語で議事録を取るコツが満載のこの記事をヒントに、議事録作成にトライしてみてください。

目次

1.議事録を取ることを引き受ける
2.議事録のフォーマット
3.よく使うフレーズ
4.関係者に議事録を送付するメール例文

1.議事録を取ることを引き受ける

議事録を依頼されたときや、自ら名乗り出るときに使える表現を練習してみましょう。

1)誰かやってくれませんか、という問いかけに手を挙げる

【英文スクリプト】

Facilitator: Would someone like to volunteer to take the minutes?
You: I’ll do it.
Facilitator: Thank you, Suzanne.

【和訳】

司会:誰かに議事録をお願いできますか?
あなた:私がやります。
司会:ありがとう。

2)議事録を取ることを申し出る

【英文スクリプト】

You: Should I take the minutes?
All: Would you mind? Thanks.

【和訳】

あなた:議事録を取りましょうか?
全員:ありがとう

3)議事録を取っていることを伝える

【英文スクリプト】

Facilitator: Is anyone taking the minutes?
You: I’m doing them today.
Facilitator: Excellent. Thank you.

【和訳】

司会:誰か議事録を取っていますか?
あなた:私が議事録を取っています。
司会:よかった、ありがとう。

2.議事録のフォーマット

フォーマット(書式)を用意しておくことで、議事録を取るのがぐっと楽になります。
会議の後、スペルミスを直したり、多少文章を整えたりするだけですぐ配布できます。
フォーマットといっても表組みに限らず、ただのテキストでも、予め見出しを書いておくと、抜け漏れが防ぎやすくなり、後から見たときにも見やすいものです。
それでは、議事録のサンプルを、英語と日本語の対訳で見てみましょう。

【英和対訳】

Date & time 日時
2017-09-12 15:00-16:00 in mtg room A 2017/9/12 15:00-16:00 会議室Aにて
Attendees* 参加者*
Ayako, Bob and Chris from Human Resources, David and Eri from General Affairs 人事より鈴木、ボブ、クリス、総務よりデヴィッド、高橋
Mtg called by: Bob / Minutes by: Eri 主催者:デヴィッド 議事録担当:高橋
Agenda アジェンダ
1. Report on progress of implementation of new attendance management system

2. Assignation of remaining tasks

1.新しい勤怠管理システム導入の進捗報告

2.残タスクの分担

Today’s goal 本日の目標
Sharing information and clarifying details 情報共有と細部の明確化
Notes 議事メモ
[Discussion points / Q&A] <議論・質疑応答>
Is new system ready for use?
– Tested and proven at GA. No problem.
– Not ready at 3 branch offices. GA team will finish the setting up of equipments by 15 Sep
新システムは使用可能な状態か?
→総務にて試験、実証済み。問題なし。
→3つの支店で準備未了。総務部が9/15までに設備設定完了予定。
How long is the backup period and the transition period?
– 1 year for the backup period
– No transition period. Complete switch over from Jan 2018.
バックアップ期間と移行期間はどうなるのか?
→バックアップ期間は1年間
→移行期間無し。2018年1月から完全移行する。
[Decision] <決定事項>
Agree on the schedule attached
HR is responsible for manual and briefings
添付のスケジュールで合意。
人事部がマニュアルと説明会に責任を負う。
[Remaining tasks] <残タスク>
– Inform all departments about the change
– Preparation of user manual
・変更について全部門への周知
・利用者用マニュアルの準備
Action items / Next steps 実施項目・次の予定
All: to upload related documents to the intranet; due today

Ayako: to prepare manuals by 22 Sep
Bob: to set briefings for managers by 29 Sep

Next meeting: 26 Sep

全員:関連ドキュメントをイントラネットにアップ 本日中

鈴木:マニュアルを作成 9/22まで
ボブ:管理職向け説明会を設定 9/29まで

次回会議:9/26

  • 例では、気心の知れたメンバーでの社内会議の想定で、参加者をファーストネームで記載しています。実際には、外部から様々な方が集まる場合には役職・所属団体名・敬称付きフルネーム、社内だが役員中心なら敬称省略フルネームとするなど、臨機応変に対応してください。

3.よく使うフレーズ

議事録作成では“5W1H”(または6W3H)を明確に、簡潔に記述することが重要です。
それぞれに関連して、よく使うフレーズを、例文でおさらいしておきましょう。

1)What(何が)

Action items are as follows.
実施事項は以下の通りです。

There are three remaining issues.
いまだに3つの課題があります。

Survey items are revised.
調査項目が更新されました。

2)When(いつ)

The due date is tomorrow.
期日は明日です。

The preparation of sales material is due to be completed this week.
販促資材の準備は今週中に完了する予定です。

The trade show will start on Friday 27th September.
その展示会は9月27日金曜に始まります。

The application form must be submitted before 00:00 (midnight) on Oct 11.
申込フォームは10月11日00:00(深夜)までに送信されなければなりません。

The deadline for the manuscript is the 11th of Oct.
その原稿の最終締切は10月11日です。

3)Where(どこで・どこに)

On his business trip next month, Mr Kato will visit Sapporo, Matsumoto and Nagoya.
来月の出張で、加藤さんは札幌、松本、名古屋に行きます。

4)Who / whom(誰が・誰に)

Mr Aoki is responsible for media relations.
青木さんはメディア対応に責任を持ちます。

Ms White is in charge of security of personal information.
ホワイトさんは個人情報のセキュリティを担当しています。

Report the progress of the project to Mr Jones directly.
プロジェクトの進捗はジョーンズさんに直接報告してください。

Ms Okamoto is assigned to manage costs.
岡本さんはコスト管理を割り振られました。

5)How / how much / how many(どのように・いくら・いくつ)

Please proceed with the research with the agents in China.
中国の代理店と一緒に研究を進めてください。

The total budget has been reduced to 300,000 JPY.
総予算は30万円に減額されました。

There will be five reviews before the product is launched.
それのローンチ前に5回の確認がある予定です。

4.関係者に議事録を送付するメール例文

会議後、議事録をなるべく早く送ることも重要なポイントです。
議事メモだけでなく、送付の際のメールも、一つベースとなるものを作成しておき、それをコピー&ペーストして必要な個所だけ修正すれば簡単です!

では、さっそく、先ほどの議事メモの例に対応して、ややカジュアルな送付メール例を見てみましょう。

【英文】

Subject: 12 Sep Attendance management system mtg. minutes

Dear all,

Thank you for your time today to meet about the new attendance management system.
Please find attached the minutes of the meeting.
I’d appreciate it if you could let me know if I’ve left anything out or made any mistakes.
Please feel free to ask further questions.

There are some action items written at the bottom of the minutes.
Please be sure to check them and not to miss any deadlines.

Best regards,

Eri Takahashi

【和訳】

件名:9/12 勤怠管理システム会議議事録

皆さま

本日は新しい勤怠管理システムの件でお時間いただきありがとうございました。
添付の議事録をご覧ください。
もし間違いがありましたらお知らせいただけると幸いです。
その他ご質問などはお気軽に返信にてお寄せ下さい。

議事録の末尾にいくつかの実施事項を記載しています。
確実にご確認いただき、それぞれの締切を過ぎないようにしてください。

以上、よろしくお願いします。

高橋絵里

* * *

いかがでしたか?議事録を、自信を持って担当できそうでしょうか?
自信がなくても、ぜひ今回の記事のフレーズやフォーマット、例文を参考に、率先して議事録を取ってみてください。
きっと、リスニング力もボキャブラリーもぐっと鍛えられ、会議に参加した外国人からも一目置かれるようになることでしょう!

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