ビジネス英語

仕事でそのまま使える英文ビジネスレター ~アメリカ式とイギリス式~

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ビジネスレター

英文ビジネスレターを、できるだけ失礼のないように、正しく作りたいですよね。
とはいえ、手紙を送ったり受け取ったりする機会が減っている昨今、いざ書こうとしたものの、正しい書き方が分からない、ということはありませんか?
日本語のレターを英訳するだけで良いのか、何をどのような順番で入れればよいのか……手紙ならではの心配ごともありますよね。

英文レターにはいくつか典型的な書式(フォーマット)があります。
この記事では、押さえておくべき2つのフォーマット:

  • アメリカで一般的なフル・ブロック・スタイル
  • イギリスで一般的なフル・インデント・スタイル

をお教えします。また、封筒の宛名の書き方もご紹介します。

さらに、実例として、英語でのビジネスコミュニケーションのプロ、ベルリッツの教師が監修したアメリカ式、イギリス式それぞれの英文レター(送付状)のサンプルを公開します。

この記事を読めば、正しい書式でレターを作成、投函できるようになります。
ぜひこの記事を、英語でのレター作成にお役立てください。

目次

    1. アメリカ式とイギリス式 レイアウトの違い まとめ
    2. シンプルな送付状の例1(米国式 フル・ブロック・スタイル)
    3. シンプルな送付状の例2(英国式 フル・インデント・スタイル)
    4. 封筒の宛名の書き方

1.アメリカ式とイギリス式 レイアウトの違い まとめ

あなたの手紙のあて先はどちらですか?
アメリカ、アジア、それともヨーロッパですか?
英文レターは、実は、国によって、よく使われるフォーマット(スタイル)が異なります。

どちらを使っても問題はありませんが、せっかくならば相手に合わせてフォーマットを選び、相手に好ましい印象を与えたいものです。
相手からレターを過去に受け取っていれば、相手の書式に合わせて、そうでなければ、たとえば、イギリスおよびイギリス連邦所属国(カナダ、オーストラリア、インド、シンガポールなど)にはイギリス式のフル・インデント・スタイルの手紙を送ることで、よりよい印象を与えられるかもしれません。
さっそく、それぞれのポイントを見てみましょう。

1-1. フォーマット

主にアメリカ 主にイギリス
フル・ブロック・スタイル

Full Block Style

:すべての構成要素を左寄せにします。

フル・インデント・スタイル

Full Indent Style

:日付、結辞、署名、発信者住所を右寄せ、宛先を左寄せ、件名を中央寄せ、本文を左寄せ、ただし各パラグラフの書き始めを半角5字分インデントにします。

1-2. 構成要素

1-2-1. レターヘッド Letterhead

アメリカ・イギリス共通
差出元の社名、住所、電話、Faxなど公式な情報を、上部に中央寄せで記載します。ロゴが含まれる場合もあります。

住所は原則として以下のように記載します。

1行目 : 番地と居住番号、町村名、~丁目など
2行目 : 郡市区名、都道府県名、郵便番号
3行目 : 国名(省略可)

例)

Berlitz Japan, Inc.
Shin-Aoyama Bldg., East 16F
1-1-1 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062
Tel : +81-3-xxxx-xxxx / Fax : +81-3-yyyy-yyyy

1-2-2. 日付 Date

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
レター作成日を左寄せで入れます。
月日年の順で記載します。

例)

March 1, 2017
3/1/17
Mar/1/17

レター作成日を右寄せで入れます。
日月年の順で記載します。

例)

1 March, 2017
1/3/17
1/Mar/17

※ISOでは、より混乱の少ない一般的な表記として
2017-03-01
のような表記を推奨しています。

 1-2-3. 受取人氏名・部署・住所 Recipient address

アメリカ・イギリス共通
宛先の社名、住所を左寄せで入れます。
特定の相手を指定する場合は、(「Attention:」または「Attn:」+)受取人氏名、受取人所属部署またはポジションを社名・住所の上に入れます。
具体的には以下のようになります。1行目 : 特定の相手の指定(省略可)※1
2行目 : 所属部署(省略可)
3行目 : 社名(省略可)
4行目 : 番地と居住番号、町村名、~丁目など
5行目 : 郡市区名、都道府県名、郵便番号※2
6行目 : 国名(省略可)

すべて記載した例)

Attention: Mr. John Smith
Human Resources Department
AAA Company
Suite #100, 123 Berlitz Street
San Francisco, CA 94102
USA

1~3、6行目を省き、郵便番号を改行した例)

321 Bath Road
Henley Berks
RG22 4ZZ

※1 Mr./Ms.など、最初と最後の文字を残した略称にもピリオド(.)を付けます。

※2 郵便番号(上記のCA94102)はアメリカではzipcodeと呼ばれます。郵便番号から改行することもあります。

※1 Mr/Msなど、最初と最後の文字を残した略称にはピリオド(.)を付けません。

※2 郵便番号(上記のRG22 4ZZ)はイギリス、カナダ、オーストラリアなどではpostcodeと呼ばれます。郵便番号から改行することもあります。

1-2-4. 件名 Subject (省略可)

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
省略されることが多いですが、入れる場合は「Subject:」に続けて簡潔に内容を記します。
左寄せで入れます。

例)

Subject: Invitation to ABC Conference

Subject: Introducing our new vice president

中央寄せで入れます。

例)

Subject: Invitation to ABC Conference

Subject: Introducing our new vice president

1-2-5. 敬辞 Greeting

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
左寄せで相手への呼び掛けの言葉を入れます。Dear+敬称+コロン(:)が原則です。

・問い合わせなど
To whom it may concern:

・フォーマル 先方全体宛て
Ladies and Gentlemen:

・お客様各位
Dear Customer:

・株主各位
Dear Stockholder:

・一般 特定の相手
Dear Mr. Smith:
Dear Ms. Brown:
Dear Dr. Williams:
Dear Prof. Jones:

※Mr./Ms.など、最初と最後の文字を残した略称にもピリオド(.)を付けます。

オフィシャル 特定の相手
Dear David Williams:
Dear Mary Brown:

左寄せで相手への呼び掛けの言葉を入れます。Dear+敬称+コンマ(,)が原則です。

・問い合わせなど
Dear Sir or Madam,

・フォーマル 先方全体宛て
Dear Sirs,

・お客様各位
Dear Customer,

・株主各位
Dear Shareholder,

・一般 特定の相手
Dear Mr Smith,
Dear Ms Brown,
Dear Dr Williams,
Dear Prof. Jones,

※Mr/Msなど、最初と最後の文字を残した略称にはピリオド(.)を付けません。

オフィシャル 特定の相手
Dear David Williams,
Dear Mary Brown,

 1-2-6. 本文 Body

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
読みやすさを重視して適宜改行します。
定型的なビジネスレターでは特に簡潔な表現を心がけます。
左寄せインデントなしで書きます。

例)

Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

全体としては左寄せで、各パラグラフの書き始めを5字分インデントにします。

例)※□=スペース

□□□□□Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

□□□□□Sample text sample text.
Sample text sample text sample text.

1-2-7. 結辞 Greeting

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
敬辞に対応する結辞を、左寄せで入れます。

・フォーマル Formal
敬辞がSir/Madamを含むなど不特定多数宛ての場合

Respectfully yours,
Sincerely yours,
Sincerely,

・セミフォーマル Semi formal
敬辞がDear+個人名の場合

Truly yours,
Kind regards,

・略式 Less formal
同僚、友人間などの場合

Best,

敬辞に対応する結辞を、右寄せで入れます。

・フォーマル Formal
敬辞がSir/Madamを含むなど不特定多数宛ての場合

Yours faithfully,
Yours sincerely,
Sincerely,

・セミフォーマル Semi formal
敬辞がDear+個人名の場合

Yours truly,
Kind regards,

・略式 Less formal
同僚、友人間などの場合

Cheers,

1-2-8. 署名 Signature

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
自筆署名+タイプを左寄せで入れます。

例)

Taro Tanaka
Taro Tanaka

自筆署名+タイプを右寄せで入れます。

例)

Taro Tanaka
Taro Tanaka

1-2-9. 発信者氏名・部署・住所 Sender address

アメリカ/フル・ブロック・スタイル イギリス/フル・インデント・スタイル
差出人の所属部署またはポジション、社名・住所を左寄せで記します。

例)

Marketing Department
Berlitz Japan, Inc.
Shin-Aoyama Bldg., East 16F
1-1-1 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062
JAPAN

差出人の所属部署またはポジション、社名・住所を右寄せで記します。

例)

Marketing Department
Berlitz Japan, Inc.
Shin-Aoyama Bldg., East 16F
1-1-1 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062
JAPAN

 1-2-10. 同封物の案内 Enclosure (省略可)

アメリカ・イギリス共通
同封物がある場合は「Enclosure:」に続けて同封物のタイトルを箇条書きで列挙します。左寄せで入れます。

例)

Enclosure:
Corporate Brochure
Product Catalogue
Price List

いかがでしたか?
ここからは、この知識を踏まえて実際のレターをご紹介します。

2.シンプルな送付状の例1(米国式 フル・ブロック・スタイル)

海外の取引先や引き合いに対して、書類や品物を送るときに、送付状(カバーレター)を添えるのが常識、というのは日本でも海外でも同じです。

以下は、最小限の内容を入れた送付状を、フル・ブロック・スタイルで作成したものです。
「アメリカのAAA Companyの人材育成部門のスミス氏に、自社(東京にあるABCコーポレーション)から書類を数点送る」という設定です。
ちょっとした送付であれば、ほぼそのまま使える文面です。


ABC Corporation
1-1-1 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
Tel: +81-3-xxxx-xxxx / Fax: +81-3-yyyy-yyyy

Mar 1, 2017

Attn: Mr. Smith, Human Resources Department
AAA Company
Suite #100, 123 Berlitz Street
San Francisco, CA 94102 USA

Dear Mr. Smith:

Enclosed are the following documents:
– XXX
– XXX

If you have any questions, please feel free to contact us.

Sincerely yours,

Taro Tanaka
Taro Tanaka
Sales Department
ABC Corporation
1-1-1 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN


○本文和訳
同封しているのは以下の書類です。
・XXX
・XXX

もしご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

○補足
・XXXには適宜送付するものの名前(たとえば、企業パンフレットCorporate Brochure/製品カタログProduct Catalogue など)を記入してください。
・送付するのが書類ではなく品物であれば、documentsをitemsに変更してください。
・一つの物を送付する場合には、シンプルに「Enclosed is XXX.」としてください。

3.シンプルな送付状の例2(英国式 フル・インデント・スタイル)

さきほどの送付状を、今度はフル・インデント・スタイルで作成しています。
宛先をイギリスのAAA Enterpriseにしています。
※□=スペース


ABC Corporation
1-2-3 Minami Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN
Tel: +81-3-xxxx-xxxx / Fax: +81-3-yyyy-yyyy

1 Mar, 17

Attn: Mr Williams, R&D Department
AAA Enterprise
14 Frederick Street
Edinburgh EH2 2HB
Scotland

Dear Mr Williams,

□□□□□Enclosed are the following documents:
– XXX
– XXX

□□□□□If you have any questions, please feel free to contact us.

Yours Sincerely,

Jiro Yamada
Jiro Yamada
Sales Manager
ABC Corporation
1-2-3 Minami Aoyama
Minato-ku, Tokyo 107-0062 JAPAN


○本文和訳
同封しているのは以下の書類です。
・XXX
・XXX

もしご質問がございましたら、どうぞお気軽にご連絡ください。

○補足
・XXXには適宜送付するものの名前(たとえば、企業パンフレットCorporate Brochure/製品カタログProduct Catalogue など)を記入してください。
・送付するのが書類ではなく品物であれば、documentsをitemsに変更してください。
・一つの物を送付する場合には、シンプルに「Enclosed is XXX.」としてください。

4.封筒の宛名の書き方

国際郵便や国際運輸会社の伝票を利用する場合は、所定の伝票の欄に指定のある通り必要な情報を入れればOKですが、通常の封筒を利用して送る場合は、ぜひ以下を参考にしてください。

○表(おもて)面

・左上:差出人氏名・住所
冒頭にFrom:と書き、送り先氏名・住所よりも小さな文字にします。

・中央:送り先氏名・住所
冒頭にTo:と書き、差出人氏名・住所より大きな文字にします。

・左下:「AIR MAIL」または「VIA AIR MAIL」と枠で囲って書きます。
・右上:切手を貼ります。
貼らない状態で郵便局に持って行けば、ここにスタンプが押されます。

○裏面

何も書く必要はありません。
封筒の宛名の書き方は「英語で住所がスイスイ書ける!もう困らない5つのポイント!」でもご紹介しています。
ぜひ合わせてご覧ください。


メールサンプル

 


5.シリーズ記事のご案内

今回2.3.でご紹介した送付状はとてもシンプルなものでしたが、好意的で丁寧な印象にして、よりよい取引につなげたい、という場合は、バリエーション豊かな送付状の実例を、アメリカ式のフル・ブロック・スタイル、イギリス式のフル・インデント・スタイルでご紹介しているこちらの記事をご覧ください。

仕事でそのまま使える英文送付状 文例4選

また、送付状と並んで用意する機会がありがちな、各種イベントへの招待状と挨拶状について、アメリカ式のフル・ブロック・スタイル、イギリス式のフル・インデント・スタイルにくわえ、カードの場合のレイアウトをご紹介しているのがこちらです。

仕事でそのまま使える英文招待状・挨拶状・カード 文例4選

ぜひ、合わせてご活用ください。

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