ビジネス英語を書く

センスがグッとアップする。そのまま使える英語メール書き出し80選

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センスがグッとアップする。そのまま使える英語メール書き出し100選

「英語メールを書くことが増えた」「外資に転職したら、ほとんど英語メールだ!」
「英語のメール1通に1時間かかることも・・・」

など英語のメールに多く時間を費やしていませんか?
そんなビジネスパーソンの方に、少しでも早く英語のメールを処理していただくために
ベルリッツのネイティブティーチャーの私が(アメリカ人です)少しの編集でそのまま使える

「英語メール書き出し80選」をご紹介いたします。

最初は、このブログをブックマークし、コピーペーストしてそのまま使うのもOKですが、できればコピーペーストはやめて、例文を見ながらタイピングすることをおすすめします。タイピングするクセがつけば慣れていくうちに頭にフレーズが入ってスラスラメールを書けるようになるはずです。まずはこれから紹介するフレーズをどんどん利用しましょう。しかも、あなたの英語メールのセンスもグッとアップしますよ!

 

メール件名の書き方

件名はシンプルに!さらに日付を付けるとわかりやすい場合もあります。下記の例文に参考してください。

Schedule Confirmation for June 15th
6月15日のスケジュールの確認

Deadline for Project Budget Analysis
プロジェクトの予算分析の締切

Request for Product Documents
製品資料の要求

Invitation for June 15th Conference Call
6月15日テレコンの招待

Urgent Request Concerning Your Invoice
請求書に関しての緊急のお願い

 

メールの宛先の書き方

下記ではあらたまった丁寧な例文を紹介しておりますが、親しい相手にはDearを使わず「Johnson」「Ms.Baker」など直接名前ではじめるのが一般的です。

Dear Mr. 男性,
~殿(男性に対して)
Dear Mr. Johnson,
ジョンソン殿(男性に対して)
Dear Ms. 女性,
~殿(女性に対して)
Dear Ms. Baker,
ベーカー殿(女性に対して)

<特定の部門等に送る場合は>

Dear Customer Service,
カスタマーサービス御中
Dear Marketing Director,
マーケティング部長殿

 <案件の担当者が不明な場合は>
 
To whom it may concern,
関係当事者殿
 
 

挨拶、自己紹介

My name is Taro Tanaka and I work at Berlitz Japan.
私の名前は田中太郎です。私はベルリッツ・ジャパンで働いています。

My name is Taro Tanaka and I work in marketing at Berlitz Japan.
私の名前は田中太郎です。私はベルリッツ・ジャパンでマーケティングをしております。

My name is Taro Tanaka and I am responsible for curriculum development at Berlitz Japan.
私の名前は田中太郎です。私はベルリッツ・ジャパンでカリキュラム開発の担当をしています。

My name is Taro Tanaka and we met last week at an event.
先週のイベントで知り合った田中太郎です。

My name is Taro Tanaka and I am a colleague of Hiroshi Suzuki at Berlitz Japan.
ベルリッツ・ジャパン鈴木宏の同僚の田中太郎です。
 
 

自分の上司、同僚、部下を紹介する

下記のようにI would like to introduce my (boss/colleague/subordinate) (boss’s/colleage’s/subordinate’s name).という順番であなたの会社の人を紹介いたします。

Jeff, I would like to introduce you to my boss, Mr. Kenichiro Tanaka.
ジェフ、私の上司、田中賢一郎を紹介させていただきます。

 

~ありがとうございました

Thank you very much for ~
~ありがとうございました。

Thank you very much for your reply.
お返事をいただきありがとうございました。

Thank you very much for your help.
助けていただきありがとうございました。

Thank you very much for setting the agenda.
会議アジェンダを設定してていただきありがとうございました。

I appreciate you arranging your schedule.
スケジュールを調整してくれてありがとうございました。

Thank you very much for visiting our office yesterday.
昨日は、ご訪問いただきありがとうございました。

I appreciate your quick response.
迅速なお返事をいただきどうもありがとうございました

 

目的を説明する

The reason I am writing this e-mail to you is because I would like to know your availability for next week to schedule a meeting.
ミーティングを設定するために来週のご都合を伺いたく、メールさせていただきました。

The purpose of this e-mail is to ask some questions about your current product.
貴社の現行製品についていくつか質問をしたく、メールさせていただきました。

I am writing this e-mail to follow-up on what we discussed at the meeting.
会議で話した内容のフォローアップについてのメールになります。

 

良いニュースを伝える

We are happy to inform you that~
~を嬉しくおもいます。~をありがとうございます。

We are happy to inform you that we received your payment.
お支払いを確認しました。ありがとうございます。

We are pleased to inform you that we will accept your offer.
貴社の提案を採用することをお知らせいたします。

 

悪いニュースを伝える

We are sorry to inform you that~
~大変申し訳ございませんが ~をお知らせいたします。

We are sorry to inform you that the item you ordered is out of stock.
大変申し訳ございませんが、ご注文いただきました製品は在庫がございません。

I regret to inform you that I would like to cancel the following order.
大変申し訳ございませんが、以下のオーダーをキャンセルいたします。

Unfortunately, there has been a change of plans.
残念ですが、予定に変更がありました。 
 
Unfortunately, we will need to put this deal on hold.
残念ですが、この案件は保留せざるを得ません。
 

緊急なお願いをする

I need to ask an urgent favor of you. Would you mind sending me copies of the documents by noon?
緊急なお願いがございます。昼までに資料のコピーを私に送っていただけませんでしょうか?

I am sorry this is very last minute, but could we meet to discuss Project A tomorrow morning?
直前のお願いで申し訳ございませんが、明日の朝、Aプロジェクトについて話せませんか?

すぐに返事ができなかったことを説明する

Please excuse my lack of a prompt reply as I was in a meeting.
会議が遅くなったためすぐに返事ができず、申し訳ございませんでした。

Sorry for my late reply as I have been away on business.
出張していたため返事がおそくなって申し訳ございません。

I was not able to reply sooner because I did not have access to the Internet.
インターネットに接続できなかったので、すぐに返事ができませんでした。

 

~は送りました

I sent the documents you requested today.
本日、私はあなたが頼んだ資料を送りました。

I have already e-mailed you the information you requested.
ご要望の資料はすでにメールでお送りしました。

I e-mailed you the invoice yesterday.
請求書を昨日メールでお送りしました。

 

まだ受け取っていません

I still haven’t received ~ (or I have yet to receive ~)
~をまだ受け取っていません。

I still haven’t received information concerning your product.
貴社の製品に関しての情報をまだ受け取っていません。

I have yet to receive your reply about your availability.
ご都合についてのお返事をまだ受け取っていません。

 

受け取りました

I received the documents today. Thank you very much.
本日、資料は受け取りました。どうもありがとうございます。

I have already received the documents.
すでに資料は受け取りました。

I received the invoice yesterday.
昨日、請求書を受け取りました。

I received the file but I could not open it. Please send it again.
ファイルは受け取りましたが、開くことができませんでした。もう一度送ってください。

Thank you for sending me your contact information.
連絡先を教えていただきありがとうございます。

 

添付ファイルの説明

Please find the revised estimate for the product attached to this email.
このメールに製品の見積もりを添付いたしました。

Attached are the minutes from our meeting.
ミーティングで話した内容を添付いたしました。

I have attached the Power Point Slides of the presentation to this e-mail.
プレゼンテーションのスライドを添付いたしました。

 

~してください

Please send us the invoice by Friday.
金曜日までに請求書を送ってください。

Please contact me as soon as possible
なるべく早めに私に連絡をください。

Please submit the invoice as soon as possible.
できるだけすぐ、請求書を送ってください。

Please let me know if you can come to the meeting.
ミーティングに参加可能か教えてください。

Please let me know if you have time.
時間があるか教えてください。

Please let me know if you want to reschedule.
予定を変更したい場合は教えてください。

 

~くださいませんか

Do you mind ~?
~してくださいませんか?”Do you mind”というニュアンスはよりソフトな表現です
下記例文のように使います。

Do you mind sending me a copy of the contract?
契約のコピーをおくってくださいませんか

Do you mind explaining this in more detail?
もっと詳しく教えてくださいませんか

Do you mind rescheduling the meeting?
会議のリースケジュールしてくださいませんか

 

返事をください。返事をお待ちしております

Please reply by 15:00 on March 15th.
3月15日の15時までに返事をください。

Please reply as soon as possible.
なるべく早く返事をください。

Please contact us at your earliest convenience.
ご都合がよいときにあなたの返事をください。

I would appreciate your prompt reply.
すぐお返事いただけるとありがたいです。

 

世間話、カジュアルな話題

How are things these days?
最近お元気ですか?

How is the marketing project going?
マーケティングプロジェクトはどうですか?

How is ○○ coming along?
○○はどうですか?

I hope the marketing project is going well.
マーケティングプロジェクトが、うまくいっていると良いのですが。

I hope ○○ is going well.
○○が、うまくいっていると良いのですが。
※I hope (that) ~を日本語にすると、うまくいっていないと心配しているようにも聞こえますが、英語ではニュートラルな響きの表現です

How are you doing in the new (office/position/department)?
あたらしい「職場/役割/部」はどうですか?

I hope you enjoyed the winter holidays.
冬の休暇を楽しまれているといいのですが。

I hope you enjoyed your vacation.
旅行を楽しまれているといいのですが。

I hope this e-mail finds you well.
お元気だといいのですが。/お元気でお過ごしのことと思います。

I am sorry for my delayed reply.
お返事が遅くなりました。

 

文末の一言

I look forward to hearing from you.
お返事お待ちしております。

(Please) Feel free to ask me any questions.
質問があったらどうぞなんでも聞いてください。

(Please) Ask me any questions you have about the product.
商品についてご不明な点があればどうぞ仰ってください。

Don’t hesitate to contact us if you have any questions. 
ご不明な点がございましたら、お気軽に当社にご連絡ください。

 

結びの言葉

いろいろな表現はありますが、ビジネスでは以下の2つをよく使います

Best regards,
Thanks,

まとめ

まずはこのページをブックマークしてください。そして1単語1単語タイピングして体で覚えてしまいましょう

また、そのほかにもアウトルックの校正機能をつかって、間違いをチェックしたり、近くの席に英語が得意な人や外国人がいたらチェックしてもらうことをおすすめします

外国人からメールを読んで、「こういう表現もあるんだ!」と外国人の真似をすることもおすすめです

慣れていないと時間がかかりますがこれを英語学習のチャンスととらえれば、仕事しながら英語を学習できるチャンスです!
この機会に英語を得意にしてしまいましょう!

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