ビジネス英語

英語で正確に予定を設定・調整するための3つの会話例

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ビジネスパーソンのみなさまは、仕事上、クライアントや同僚と、会議やアポイントメントを設定したり調整したりすることは多いのではないでしょうか?

特に、クライアントや取引先との予定は、正確に認識を合わせておかないと、時間や場所を間違えて大変なことになるかもしれません。また、すでに設定していた予定の変更をお願いする際には、相手と良い関係を保つために、丁寧に礼儀正しくコミュニケーションをとる必要があるはずです。

そこで今回は、「いつ・どこで・誰と・何のための」ということを正確に伝えながら予定を設定する方法と、予定を変更する際に、理由を説明して丁寧にお願いする方法について、3つの会話例を見て学んでいきましょう。

ぜひ、使えそうなフレーズがあれば音声を聴きながら声に出して練習してみてください!

同僚と会議を設定する

Yuka:
Hello, Mark. Are you busy on Thursday or Friday afternoon?

Mark:
Hi, Yuka. I’ve got an important presentation for one of my clients this Thursday, but I’ll be free on Friday. Is there something I can help you with?

Yuka:
I need to discuss the next sales promotion plan with Jim and Satoshi. I’d really appreciate your input. Do you think you’d be able to join us?

Mark:
Sure. What time do you plan to start?

Yuka:
How about 3 pm on Friday, in meeting room A?

Mark:
All right, see you then.

【和訳】
ユカ:
マーク、おつかれさま。今週の木曜日か金曜日の午後、時間あるかしら?

マーク:
おつかれさま、ユカ。木曜日はクライアントへのプレゼンがあるんだけど、金曜日は時間あると思うよ。どうしたの?

ユカ:
次のプロモーションプランについて、ジムとサトシと打ち合わせるの。マークの意見も聞きたいから、参加してもらえないかな?

マーク:
もちろん!何時から始めるの?

ユカ:
金曜日の午後3時に、会議室Aでどうかしら?

マーク:
了解!

ポイント

会話の中で、「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(誰と)」「What(何のために・目的)」を伝えることで、間違いなく予定を設定することができます。相手も、誘われている会議の内容がイメージしやすくなるでしょう。

クライアントに電話でアポイントメントをとる

Client:
Tom Brown, XYZ Corp. project team. How can I help you?

Yuka:
Hello, This is Yuka Kato from ABC Corp.

Client:
Hello, Ms. Kato. What can I do for you?

Yuka:
I would like to talk about the schedule for the upcoming project. Could we arrange a meeting for next week?

Client:
Of course. I’m available on Wednesday or Thursday afternoon.

Yuka:
Great. Then how does Thursday October 25th work for you? I can come to your office for 3 o’clock. I’ll also send you an agenda and the documents beforehand.

Client:
Sounds good. I look forward to seeing you.

【和訳】
クライアント:
はい、XYZコーポレーションのトムです。

ユカ:
ABCコーポレーションの加藤ユカと申します。

クライアント:
加藤さん、こんにちは。どうされましたか?

ユカ:
次のプロジェクトのスケジュールについて、ご相談させていただきたいのですが、来週お時間をいただけませんか?

クライアント:
わかりました。来週ですと、水曜と木曜の午後が都合が良いのですが。

ユカ:
ありがとうございます。10月25日の木曜日でろしいでしょうか。午後3時に御社にお伺いします。事前に会議のアジェンダと資料はお送りさせていただきますね。

クライアント:
わかりました。それでは。

ポイント

「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(誰と)」「What(何のために・目的)」を伝える点は、同僚との会議の設定と同じです。今回は相手がクライアントですので、予定を聞く際、丁寧な表現を使っていますね。

また、会議のアジェンダや資料を事前に送っておくと、当日の議論がスムーズに進むでしょう。

仕事の期限を変更する

Yuka:
I have to apologise, Ben. I know I said that I would submit the report to you by this Friday, but I’m not sure if I’m going to be able to make it.

Boss:
Really? What happened?

Yuka:
I’ve been so busy dealing with problems this week, mainly because of various faults that were found in our products. I just haven’t had enough time to collect the data for the report. I’m really sorry. I’m running way behind schedule.
Would it be possible to submit it to you by 1 pm next Tuesday?

Boss:
OK. But I’ll take that as a promise. Please don’t let me down.

【和訳】
ユカ:
ベスさん、申し訳ありません。今週の金曜日までに提出する予定のレポートですが、間に合いそうにありません。

上司:
そうなの?どうしたの?

ユカ:
はい、我々の商品に欠陥が見つかり、今週はその対応に追われていました。レポートに必要なデータを集める時間を確保できず、予定通りに進んでいません。
来週の火曜日の午後1時までに提出させていただいても良いでしょうか。

上司:
了解。約束だよ。

ポイント

まず、仕事が間に合わず予定を変更してもらうことを丁寧にお詫びしましょう。その後、理由を説明し、調整後の時間を提案します。明確に「1時までに」と期限を提案する時には”by 1 pm on Tuesday”を。「1時頃までに」と幅を持たせたい場合には”by around 1 pm on Tuesday”を使うこともできます。

***

いかがでしたか?
外国人のクライアントや同僚、上司とコミュニケーションをとり、スムーズに予定を設定・調整するためにご活用ください。

また、メールでアポイントをとるための英語例文も、こちらの記事で公開中です。ぜひご参考ください!
>実践!アポイントメントをとる英語メール例文AtoZ

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