ビジネス英語

実践!アポイントメントをとる英語メール例文A to Z

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取引先の担当者が外国人だから、アポイントメントも英語で取らなければならない・・・
新しく取引先になる海外の企業を訪問したいけれど、どんなメールを送れば間違いなく伝わるか自信がない・・・
こちらからの希望は伝えられても、相手からの変更や確認に対応しきれるか不安・・・

そんなお悩みに応えて、今回は、アポイントを取るときのやり取りを、ひとつの事例に沿って、最初から最後まで通してご紹介します。
こちらの要望を伝えるところから、相手からの返信とそれにどう答えるか、というところまで、ベルリッツの教師監修の元、リアルな文例をご用意しました。
備えあれば憂いなし。ぜひ一度、一連の流れをシミュレーションしてみましょう!

【目次】

1.訪問を打診する
2.訪問日程を決め、関連する質問をする
3.訪問予定を確定する

1.訪問を打診する

今回は、一連のやり取りをリアルにシミュレーションする、ということで、あなたが海外の販売店候補を訪問する、という設定で進めてゆきます。
契約内容についてはメールのやり取りで既に概ね合意しており、契約締結のサインをもらうにあたって、今一度対面して最終確認をしたい、という状況です。
また、先方の販売ネットワークも実態を見ておきたい、という思惑もあります。

あなたなら、どう書き始めますか?

・・・では、メールの例文を見てみましょう。

―――
Subject: Request for an appointment

Dear Mr. Gruber,

I hope you are well.
It seems that preparations for the reseller agreement are entering the final phase.
I was wondering if I could visit you to confirm and finalize the details.
I’d be very interested in having a face-to-face meeting with you to learn more about your market, your company and you.
May I ask you for some possible dates in the 2nd or 3rd week of June?

Sincerely,

Eri Suzuki
Overseas Business Department
ABC Company
―――

(和訳)
件名:アポイントメントのお願い

グルーバー様

ご健勝のことと存じます。
販売店契約に向けた準備が最終段階に入ってきたように思います。
詳細を決定するため、貴社を訪問させていただければと考えております。
あなたの市場やあなたの会社、また、あなたについて、もっと知ることができるように、直接対面してのミーティングの機会をいただけましたら幸いです。
6月の第2週または第3週でいくつかご都合のよいお日にちをお知らせいただけますでしょうか。

鈴木絵里
海外事業部
ABCカンパニー
―――

これはあくまで一つのサンプルですが、ここで意図しているのは以下の3点です。
1)現状の共通認識を作る(「契約に向けた準備が最終段階」)
2)訪問の意図と期待を伝える(「詳細を決定」、「直接対面」)
3)相手に確実に回答をもらう(質問を一つに絞る、クローズドクエスチョンを利用)
お互いに誤解が生じないような分かりやすい表現をするのもポイントですね。

 

さて、先方からは以下のようなメールが返ってきたとします。

―――
Subject: Re Request for an appointment

Dear Ms. Suzuki,

Thank you for your message. I hope things are going well at your end, too.
I appreciate your offer to visit us to finalize the agreement.
Unfortunately, I will be out of the office during the period you mention.
Would it be possible for you to stay two or three days from Wednesday June 21?
We would be happy to hold a meeting and be delighted to show you around our shops.

Best regards,

Andreas Gruber
Senior Marketing Manager
XYZ Corporation
―――

(和訳)
件名:返信 アポイントメントのお願い

鈴木様

メッセージありがとうございます。あなたもご健勝のことと存じます。
契約の確定に向けてのあなたのご訪問のお申し出に心から感謝いたします。
残念ながら、いただいた期間ですと、私がオフィスを離れております。
6月21日水曜日から2、3日間、ご滞在されることは可能でしょうか?
ぜひ、ミーティングをしたり、店舗をご案内したりできればと思います。

アンドレアス・グルーバー
シニア・マーケティング・マネージャー
XYZコーポレーション
―――

こちらの提示した範囲の日程ではありませんでしたが、無事に日程の候補をもらうことができました。

2.訪問日程を決め、関連する質問をする

先方が提示した日程で問題がなければ、具体的に訪問時間や訪問先となる先方拠点などを定め、航空券や宿泊の手配を進めます。
先方の拠点の所在地によっては、主要駅でのピックアップを依頼したり、先方付近のホテルを紹介してもらったりすることもあるでしょう。
そんなときのメールも、この機会に考えてみましょう。

・・・考えてみましたか?では、一例をご紹介します。

―――
Subject: Confirmation of appointment

Dear Mr. Gruber,

Thank you very much for your prompt reply.
Three days from June 21st works well for me. I’d be delighted to visit you on those dates.
May I ask you a couple of questions?
– Which office should I visit; HQ or another location?
– Could you let me know the nearest station to your office and a convenient hotel?
– At what time would you like to meet on June 21?
Thanking you in advance for your help and advice.

Sincerely,

Eri Suzuki
―――

(和訳)
件名: アポイントメントの確認

グルーバー様

早速のご返信どうもありがとうございます。
6月21日から3日間、大丈夫です。喜んでその日程で伺います。
いくつか質問させてください。
– どちらのオフィスに伺えばよいでしょうか。本社か、他の拠点でしょうか。
– そのオフィスの最寄り駅と、便利なホテルをお知らせいただけますでしょうか。
– 6月21日は何時頃お会いできますでしょうか。
親切なサポートに予め御礼申し上げます。

鈴木絵里
―――

いかがでしたか?
文例では、日程を確定させたうえで、フライトやホテルの手配が進めるのに必要な情報を質問しています。
ここでは、質問に漏れなく答えてもらえるように箇条書きを利用しています。

 

このメールへの返信は例えば以下のようになります。

―――
Subject: Re Confirmation of appointment

Dear Ms. Suzuki,

We are glad to hear that those days work for you.
How about meeting at our headquarters in Linz at 15:00 on June 21?
Linz Central station is the nearest station to our office.
Please let me know your outbound and return flight schedule.
We will reserve a room at Hotel XXX for you.
I’m looking forward to meeting you.

Best regards,

Andreas Gruber
―――

(和訳)
件名:返信 アポイントメントの確認

鈴木様

ご都合が合うとのこと、何よりです。
6月21日は15時にリンツにある弊社本社にて待ち合わせでいかがでしょうか。
リンツ中央駅が最寄り駅です。
往復のフライトのご予定をお知らせください。
そのうえでHotel XXXを予約させていただきます。
あなたにお会いできるのを楽しみにしております。

アンドレアス・グルーバー
―――

これで、訪問にあたり必要な情報が一通り揃いました。

3.訪問予定を確定する

あとは、返信で待ち合わせ時間を承諾する旨とフライト情報を伝えれば、事前のやり取りが完了しますね。
どんなメールを書くか、イメージしてみてください。

・・・想像しましたか?以下は一例です。

―――
Subject: Re Re: Confirmation of appointment

Dear Mr. Gruber,

That sounds great – headquarters at 15:00 on June 21.
I’ll be arriving at Linz Airport on XXX Airways Flight XX123 at 10:10 on 2017-06-21.
I’ve booked a return flight for 18:30 on Friday 23rd.
Thank you very much for your kindness in arranging the accommodation.
Would you mind reserving two nights from the 21st?
I’m looking forward to meeting you, too.

Sincerely,

Eri Suzuki
―――

(和訳)
件名:返信 返信 アポイントメントの確認

グルーバー様

問題ございません。6月21日15:00に貴社本社でお会いしましょう。
私はXXX航空のXX123便で2017年6月21日10:10にリンツ空港に到着します。
帰りは23日金曜日18:30のフライトを予約しました。
宿泊に関して、ご厚情誠にありがとうございます。
お手数ですが21日から2晩のご手配をお願いできますでしょうか。
私もあなたにお会いできることを楽しみにしております。

鈴木絵里
―――

アポイントメントの取り方、いかがでしたか?
少しでも参考になりましたら幸いです。
ぜひ、あなたの実際の状況に合わせてシミュレーションしてみてくださいね!

出張前後の社内での連絡や会話については「海外出張の時もこれで安心!事前に覚えておきたい英語文例集18の音声付き」 も合わせてご覧ください。

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