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英文謝罪メール11例 ~返信、提出・納品の遅れ、遅刻のお詫び編~

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メールへの返信や連絡・到着・提出・納品の遅れを詫びるとき、それぞれの状況は違うのに、いつも“I’m sorry”の一言で済ませてしまっていませんか?

  • 謝罪メールをどう書いたら分からない、とお悩みの方
  • 同僚への謝罪と外部への謝罪を適切に使い分けたい、と思っている方
  • 謝罪につなげる言葉を工夫して関係改善につなげたい、と考えている方

今回の記事は、このような方におススメです。

仕事での謝罪は、日本語でも英語でも、次の3つのステップで行うものです。
(1)謝る
(2)謝る状況になった理由を説明する
(3)これからの対応について提案する

この記事では、「(1)謝る」フレーズだけでなく、それにつなげる「(2)謝る状況になった理由を説明」するフレーズ、また、「(3)これからの対応について提案」するフレーズまで、フォローアップを含めた謝罪メールの例文を完成形でご紹介します。
軽い表現から丁寧な表現まで、幅広く“遅れ”を謝罪するメールのサンプルを取り揃えましたので、ぜひ参考にしてみてください。

【目次】

  1. 返信の遅れを詫びる
  2. 到着の遅れ(遅刻)を詫びる
  3. 報告や提案の遅れを詫びる
  4. 納品の遅れを詫びる

 

1.返信の遅れを詫びる

返信の遅れは事後になる(連絡する時点で遅れている)のが通例です。
遅れによって、すでに生じている可能性のある「相手への迷惑」について、率直にお詫びしつつ、次のアクションにつなげられるとよいですね。
それではさっそく、実例を見てみましょう。

1)休暇中、自分の代わりにトラブルに対応してくれていた同僚に返信する

件名:Project Xについてキャッチアップミーティング

もっと早くに返信ができなくてすみません。昨日は休暇を取っていました。
今、一通り状況を確認しました。大変でしたね。
もしよければ後ほど軽く打ち合わせできますでしょうか?
何かお手伝いできればと思います。

Subject: Catch-up meeting re Project X

I’m sorry that I couldn’t get back to you sooner. I had a day off yesterday.
I’m almost caught up with the situation. I see you had a tough time!
Can we have a quick meeting later to go over the details?
I’d like to know how I can help.

※件名には謝罪の語句ではなく、次のアクションを盛り込むと、相手の目に留まりやすく、返信をもらいやすいです。
※Project Xには適宜、懸案のプロジェクト名や案件名を具体的に入れます。
※件名の「re ~~」は「~~の件での返信/連絡」ということを示しています。

2)出張中の連絡が滞っていたことを謝る

件名:XX社案件の情報共有ミーティング

返信が遅くなってしまってすみません。
3週間の出張に出ていて、ちょうど戻ってきたところです。
よろしければ来週お時間をいただけませんか?
進捗や、新しい情報をご共有させていただければと思います。

Subject: Meeting for updates on Company XX

I’m very sorry for the delay in my response.
I’ve just returned from a 3-week business trip.
Would it be possible to meet sometime next week?
I’d like to go over some updates and additional information.

※Company XXには適宜、懸案のプロジェクト名や案件名を具体的に入れます。

3)セミナーの参加申し込み連絡が遅れたことを謝る

件名:年次セミナーへのご招待

年次セミナーへのご招待どうもありがとうございます。返信が遅くなり申し訳ありません。
このところ非常に忙しかったため、行けるかどうかはっきりしませんでした。
もしまだ余裕がございましたら、ぜひ出席させてください。
間に合うことを祈っております。

Subject: Annual seminar invitation

Thank you for your invitation to the annual seminar. I apologize for the delayed reply.
As we have been very busy, I wasn’t sure if I could make it.
I’d like to sign up to attend the seminar if there is still room.
I hope it’s not too late to sign up.

2.到着の遅れ(遅刻)を前もってお詫びする

遅刻の連絡は、予定の時刻より前に先手を打ってできると望ましいです。
どのような理由でも、お客様に対しては丁寧に謝りましょう。
社内であれば、正当な理由がある場合は、軽い謝罪でも差し支えないことも多いでしょう。

1)電車遅延のため遅刻することを上司に伝える

件名:電車のため遅刻します

サラさん、おはようございます。
すみませんが、電車が遅れており、20分ほど遅刻します。

Subject: Running late due to trains

Good morning Sarah.
I’m sorry, but I’m going to be about 20 minutes late because my train is delayed.

2)私用のため遅刻することを上司に伝える

件名:本日遅刻します

ジムさん、
申し訳ありませんが、市役所に立ち寄るため、少し遅刻しそうです。
何かありましたら、いつでも電話してください。

Subject: Late today

Dear Jim,
I apologize, but I’m going to be a little late this morning because I need to stop by city hall.
Please call me at any time if necessary.

3)取引先に、渋滞のため遅刻することを伝え、打ち合わせ時間の変更をお願いする

件名:渋滞のご連絡 - 本日のミーティングについて

マクレガー様
大変申し訳ありませんが、渋滞に巻き込まれてしまったため、遅刻しそうです。
もっと早くに出発すべきでした。
打ち合わせの開始を1時間ほど遅らせていただくことはできますでしょうか?

Subject: Stuck in traffic jam – meeting today

Dear Mr. McGregor,
I deeply apologize, but I don’t think I’ll make it to our meeting on time as I’m stuck in traffic. I should have left earlier.
Would it be possible to delay the start of the meeting an hour?

3.報告や提案の遅れを詫びる

報告や提案の送付は、遅くなるからには十分な品質での提出が期待されます。
遅れた理由を正当化するとともに、品質への期待を持たせることができるとよいですね。

1)レポートの提出が遅れたことを詫びる

件名:Project Xのレポートについて

レポートの提出が遅れましたことを心よりお詫び申し上げます。
当初想定していなかったファクターが状況に影響を及ぼしている可能性が判明したため、追加で調査を行っておりました。
調査チームのお蔭で、詳細で正確なレポートになりました。
お役に立ちましたら幸いです。

Subject: Report on Project X

We sincerely apologize for the delay in submitting our report.
We encountered some unexpected factors that affected the situation, and needed additional time to investigate them further.
Thanks to the research team’s hard work, the report was completed accurately and with sufficient detail.
We hope it will be useful for you.

※Project Xには適宜、懸案のプロジェクト名や案件名を具体的に入れます。

2)提案書の送付が遅れたことを詫びる

件名:Project Xに関するご提案

このたびはご提案をお送りするのが遅くなりまして申し訳ございません。
社内の承認をとるのに時間がかかってしまいました。
その分、自信を持ってご提案できる内容となっております。
ぜひ、前向きにご検討いただけますようお願い申し上げます。

Subject: Proposal re Project X

Please accept my apology for the delay in sending our proposal.
Additional time was necessary to receive internal approval.
In return for the delay, we are confident that this proposal will truly benefit your organization.
Thank you very much for your consideration.

※Project Xには適宜、懸案のプロジェクト名や案件名を具体的に入れます。
※件名の「re ~~」は「~~の件での返信/連絡」ということを示しています。

4.納品の遅れを詫びる

納品の遅れは相手の予定変更や不利益につながる可能性が高いので、事前に、最大何日(何時間)遅れるのかを連絡するよう心がけます。
また、責任の所在が明確にされ、理由が分かりやすく説明されていると印象がよいです。
自社都合の場合は、今回の遅延が長期的には相手の利益につながることを示すことができると良いですね。

1)運送が遅れることを詫びる

件名:納品遅延

貴社に発送した製品を載せた船便が最大で3日遅れるとの報告がございましたので、ご連絡いたします。
ご不便に心よりお詫び申し上げます。状況が分かり次第、再度ご連絡いたします。

Subject: Delivery delay

We are writing to inform you that our shipping company has reported a delivery delay of up to three days.
We apologize for any inconvenience this may cause, and will be in contact if there are any updates.

2)生産が遅れることを詫びる

件名:納品遅延

緊急の生産設備点検のため、製品の納品が2日遅れますことをご連絡します。この遅れを心よりお詫び申し上げます。
安全性の確保と製品の品質保証に不可欠な点検ですので、何卒、ご理解いただけますようお願い申し上げます。

Subject: Delivery delay

I am writing to inform you that there will be a 2 day delay in our product delivery due to urgent maintenance in the production facility. I sincerely apologize for this delay.
As our top priority is ensuring the safety and quality of the product, we appreciate your kind understanding of the situation.

3)新バージョンのリリース延期を詫びる

件名:ベルリッツアプリケーション更新リリース延期

予期せぬ問題のため、ベルリッツアプリケーションの更新を、当初予定されておりました5月15日月曜日ではなく、2017年5月31水曜日にお届けする予定です。
この延期は、状況を徹底的に調査したうえで決定されました。
お掛けしうるご不便についてお詫び申し上げます。
皆さまのご理解に心より感謝申し上げます。

Subject: Berlitz Application update delay

Due to an unexpected problem with the application, the Berlitz Application update will be delivered on Wednesday, May 31, 2017, instead of Monday, May 15 as previously planned.
The decision to postpone the update was made after a thorough analysis of the situation. We apologize for any inconvenience this may cause.
Thank you very much for your kind understanding.

 

 

遅れたときの謝罪表現特集、いかがでしたか?
そのまま使える表現を見つけていただけたら幸いです。
末筆ながら、この記事をお届けするのが遅くなりましたことを、心よりお詫び申し上げます。

Did you enjoy the article?
We hope you find these expressions useful for both your work and your everyday life.
I sincerely apologize for updating this blog so late!

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